As complicações acontecem, geralmente, quando não existe equilíbrio. Um número gigante de mercadorias estocadas que não tem procura ou poucos produtos em estoque e muita demanda. As duas situações acabam dando prejuízo, já que na primeira o dinheiro investido não tem retorno e na segunda o cliente fica insatisfeito com a falta do produto e acaba comprando em outro lugar.

O giro do estoque é que indica a velocidade em que o inventário foi renovado em determinado período ou qual é o tempo médio de permanência de um produto antes da venda. Por isso é tão importante saber fazê-lo.

O cálculo desse giro pode ser feito a partir dos custos ou itens, considerando o volume total de vendas e a média de estoque. Se for maior do que 1, significa que todos os produtos foram renovados pelo menos uma vez no período analisado.

A rotatividade de estoque pode ser avaliada em diferentes periodicidades, mas a análise anual é a mais comum. Você pode usar esse recurso de acordo com a necessidade da sua empresa e do volume de bens estocados. Esse indicador é muito útil como padrão de mercado e na busca de equilíbrio com o ritmo de vendas. Isso porque pode ser aplicável a qualquer escala e tipo de produtos.

O cálculo é bem simples: basta registrar e contabilizar as mercadorias vendidas em determinado período em relação ao total de itens armazenados. Na prática, a primeira informação a definir é o período calculado. Provavelmente você vai se deparar com um ciclo anual, mas se estiver lidando com produtos perecíveis, por exemplo, precisa considerar intervalos menores. A seguir, é preciso levantar duas informações: o total de produtos vendidos no período e o volume médio no inventário, seja em itens, seja em preços. A conta em si, é simples: total de vendas dividido pelo volume médio armazenado.

Ferramentas de gestão podem ser muito úteis para buscar o equilíbrio na movimentação de mercadorias. O Tático oferece uma planilha de controle de estoque para facilitar ainda mais a administração. Com ele você tem controle total do inventário dos seus produtos, controla as compras, emite nota fiscal, cadastra as mercadoria e registra as transportadoras, os fornecedores e suas respectivas notas fiscais de entrada e saída. Tudo integrado em um só lugar e sem complicação.

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• Venda: No Tático , uma venda é um pedido colocado por um vendedor ou representante. Esta venda possui múltiplos itens, pode usar tabelas de preço específicas para cada cliente ou de acordo com o tipo de venda, condições de pagamento com ágio/deságio, e também é onde é definido o endereço de entrega, origem da venda e etc.. Uma venda representa uma solicitação do cliente de adquirir produtos da empresa, e quais as condições comerciais acordadas. Ela poderá dar origem às comissões, recebimentos e expedições, mas nunca diretamente a uma nota fiscal (por exemplo). A nota fiscal é gerada no momento da expedição dos produtos.
• Expedição: É onde acontece a movimentação do estoque dos itens vendidos, transferências, ou itens de ordens de serviço/assistência técnica. Uma venda efetivada, por exemplo, gera um processo de expedição, que poderá ser feito integral ou parcialmente, de acordo com a parametrização do cliente. Múltiplas expedições (de múltiplas vendas) podem ser agrupadas em apenas uma para facilitar o manuseio da carga pela transportadora. A expedição, portanto, não necessariamente representa uma venda (integral ou parcial), mas sempre representa um trânsito de saída de produtos da empresa, originado por algum protocolo (venda, assistência técnica, ordem de serviço, transferência de produtos, etc.). Ela é a principal responsável pela geração das solicitações de nota fiscal dentro do Tático.
• Nota Fiscal: O processo de expedição é responsável por coordenar as movimentações do estoque de saída deste a separação até a saída do veículo. Após a separação e conferência das mercadorias, a expedição solicita a nota fiscal para o setor responsável. A nota fiscal então é gerada específica para os itens que foram separados, seguindo as regras tributárias previamente cadastradas para aquela situação (UF de origem/destino, cálculo de ICMS, ST, percentual de impostos pelo IBPT e etc.). Por já ter passado pela expedição e, eventualmente, esta ter sido quebrada ou agrupada a outras, a nota fiscal não necessariamente representa uma venda. Ela representa, sim, a operação fiscal/contábil de venda de itens, mas não representa necessariamente um pedido de venda daquele cliente.
• Financeiro a Receber: No processo do comércio, o financeiro a receber pode ser gerado no momento da venda (no formato de recibo) para posterior emissão da nota, ou após a geração da nota fiscal (duplicata mercantil). Em ambos os casos, o módulo financeiro é alimentado, e o recebimento pode ou não ser representada através de um boleto bancário (emitido no formato de todos os principais bancos). Devido à grande variedade de possíveis condições de pagamento (parcelamentos, datas e etc.), e devido ao fato de o financeiro a receber poder ser gerado pela nota fiscal e não somente pela venda, é possível que o financeiro a receber não esteja de acordo com o estimado pelas vendas. Porém, caso todas as vendas tenham sido entregues, os números serão necessariamente os mesmos, ainda que com datas potencialmente diferentes (a entrega pode ter atrasado, demorando para gerar a nota fiscal e os recebimentos, por exemplo).
• Compras: O módulo de compras é responsável por emitir ordens de compra, controlar o fluxo de autorização, e também controlar tanto o recebimento de produtos quanto o pagamento de serviços comprados. Ele serve, portanto, para bloquear o recebimento de itens não comprados (ou fora do valor comprado), e também para bloquear pagamentos de serviços acima do contratado. Ele é o principal piloto, portanto, do recebimento de produtos no estoque, sendo linha pronta no caso de comércio ou matéria prima no caso de indústrias. É também o pedido de compra que possui o agendamento de recebimento, para que o depósito possa organizar sua operação.
• Entrada no Estoque: O estoque é alimentado pelas operações de recebimento de compras, registro de entrada de nota fiscal (com ou sem XML), e também por ajustes manuais se for o caso. O pedido de compra não alimenta o estoque, apenas controla as condições de recebimento daqueles produtos. A operação de recebimento, portanto, “obedece” as regras do pedido de compras (se este for usado) e alimentará tanto o estoque quanto o financeiro a pagar.
• Financeiro a Pagar: Contempla todas as despesas da empresa, que podem ser cadastradas tanto manualmente quanto pela entrada de produtos/notas fiscais (XML ou não).
• Movimentação entre Contas: Contempla uma movimentação interna da empresa (por exemplo, do banco para o caixa local, da Cielo para o banco, etc.). É usada quando há movimentação no Ativo da empresa mas não há entrada ou saída de dinheiro na empresa.
• Boleto a Receber: Representação bancária de um título a receber. Uma conta a receber não necessariamente possui um boleto, mas todo boleto possui uma conta a receber – ou mais de uma, caso tenha sido agrupada.

Estes são os principais termos usados no Tático para falar dos módulos voltados ao comércio atacadista.

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