Gerenciar as finanças e fazer o fechamento financeiro de cada projeto é muito importante para a saúde da empresa. Sem entender o resultado real de cada projeto, a empresa corre o risco de financiar um projeto com o lucro do outro – o que pode levar a problemas financeiros sérios!

Neste artigo, vamos explorar alguns requisitos que podem ser avaliados ao buscar um software para agências de trade marketing.

Ponto 1. Pense nos pagamentos

Independente do tamanho da sua agência, uma agência de trade tende a ter um volume alto de pagamentos mensalmente. Freelancers, promoters e fornecedores podem se multiplicar exponencialmente em épocas de festas como páscoa ou natal. Por isso, é imprescindível ter um sistema eficiente para realizar os pagamentos.

A eficiência de um sistema pode se dar de N formas. Atualmente, com o sistema bancário clássico, a recomendação é buscar um sistema capaz de gerar arquivos de pagamento em lote (CNAB). Estes arquivos podem ser importados no internet banking e farão o lançamento dos pagamentos em massa, evitando o trabalho manual.

O oposto disso seria fazer os lançamentos manualmente. Mesmo que o volume seja baixo (digamos, 20 ou 30 pagamentos), a chance de erro é enorme. E digitar um “0” a mais ou a menos na hora de lançar o pagamento no site do banco pode mudar todo o seu resultado da ação.

Ponto 2. O fluxo de reembolsos

Reembolsos serão uma rotina recorrente. Você precisará reembolsar pequenas despesas dos promoters ou supervisores, afinal o inesperado acontece. Portanto, programe-se para ter um sistema que permita que os supervisores ou o gestor geral lance solicitações de pagamentos. Um fluxo de aprovação poderá ser um ponto legal aqui também, já que várias pessoas farão estes lançamentos!

Ponto 3. Os resultados

Ainda que você não vá ter um volume alto de emissão de notas, ter um sistema que integre a emissão de notas e boletos é crucial para que você consiga chegar na parte mais importante: obter os resultados individualmente, por projeto.

Toda empresa pode operar meramente olhando “o que sobra na conta bancária”. Porém, no caso de agências de trade, é imprescindível entender o resultado real de cada operação. Isso porque um contrato mal negociado pode “roubar” o lucro de todos os outros.

O Tático é um sistema completo para a gestão administrativa (back office) de agências de trade marketing. Você terá uma análise completa, detalhada e robusta de toda sua operação, e sem comprometer o dia a dia da sua equipe. Entre em contato conosco e entenda melhor!

O post Um bom software para agências de trade marketing apareceu primeiro em Tático ERP.

Por que atualizar seus contratos?

Um erro muito comum das empresas é não atualizar seus contratos anualmente. Isso é um problema grave no caso de países como o Brasil. Como temos uma inflação de cerca de 6% ao ano, em dois ou três anos um contrato chega a perder 20% do seu valor! Isso deteriora a capacidade da sua empresa de honrar com seus compromissos como salários e reinvestimentos.

Imagine, por exemplo, que em janeiro de 2016 você fechou um contrato de R$10.000/mês para a prestação de 100h/mês de serviços – ou seja, R$100/hora. Em um cálculo rápido, usando o IGP-M como base, Este valor em janeiro de 2019 deveria ser de R$11.460/mês. São 14,68% de índice acumulado!

Em geral, empresas de serviço que não atualizam seus contratos percebem uma falta de capital de giro a partir do 3º ano de contratos ativos. E reajustar de forma acumulada pode ser prejudicial para o relacionamento com o cliente: ninguém aceita um reajuste repentino de 14%, afinal!

Como fazer o cálculo?

Seus contratos possuem datas de vigência diferentes, e por isso o índice nunca é fixo, certo?! Neste caso, é preciso “acumular” o índice de reajuste mensalmente – e isso não é feito simplesmente somando os percentuais. Para acumular o índice, é preciso fazer o seguinte cálculo, mês a mês:

= (1 + IndAnt) * (1 + IndAtu)

Onde:

• IndAnt = Índice Anterior (por exemplo, do mês anterior ou o acumulado até o mês anterior)
• IndAtu = Índice do mês atual)

Vamos a um exemplo. Acesse http://www.portalbrasil.net/igpm.htm e veja a tabela. Pegue o índice de janeiro e fevereiro e aplique na fórmula, e compare com a coluna “índice acumulado no ano”. : )

Este site, inclusive, tem um facilitador: ele já traz o índice acumulado nos últimos 12 meses. Portanto, se você reajusta a cada 12 meses, basta consultar o índice dos últimos 12 meses conforme a vigência. Você precisará fazer isso contrato a contrato. Note, porém, que no segundo ano não bastará somar o índice de 12 meses com o índice dos outros 12. É preciso acumular o índice usando a fórmula acima (mês a mês).

Suponha, por exemplo, que o contrato precisou ser reajustado em junho de 2018 e junho de 2019 (portanto, com índices até maio precedente).

• IGP-M 12 meses em maio/2018: 4,2712%
• IGP-M 12 meses em maio/2019: 7,6587%

Neste caso, o reajuste não será de 11,9299% (somando os dois índices), mas sim de 12,257% – pois o índice foi acumulado. Neste caso, inclusive, não é possível usar a fórmula anterior para somar os dois índices – é preciso aplicá-la mês a mês.

Calculadora de índice acumulado

Se você não possui um sistema que reajusta seus contratos automaticamente pelos principais índices do banco central, você pode usar esta calculadora de reajuste. Você vai ter um bocado de trabalho para reajustar tudo, mas ainda assim é mais fácil do que acumular o índice manualmente.

O jeito mais fácil

Atualmente existem sistemas para todos os níveis de empresa que podem ajudar esta gestão. No longo prazo, ela é imprescindível. Aqui vão algumas sugestões de sistemas:

• Se você fatura até R$1mi/ano, o TinyERP é uma ótima opção. Ele fará o básico para sua empresa.
• Se você fatura de R$1 a R$15mi/ano, o Nimbly é uma opção mais robusta. Ele poderá entregar relatórios customizados e ferramentas avançadas de gestão financeira.
• Se você fatura acima disso, converse conosco. O Tático ERP pode ser a ferramenta que você está procurando para simplificar a sua gestão de maneira geral!

O post Como fazer o reajuste de Contratos Recorrentes apareceu primeiro em Tático ERP.

Freelancer: a opção favorita dos designers

Algo que sempre me impressionou é que designers adoram um “freela”. A ideia do freelance é simples: você contrata por “job” (trabalho), acerta um valor fechado e remunera o profissional conforme sua entrega. Existem muitos sites para anunciar jobs inclusive, como o GetNinjas ou o 99freelas.

Prós

Ao contratar um freelancer, a empresa tem uma segurança financeira enorme do processo: o job é contratado com um valor fixo, previamente combinado entre as partes. Com isso, já se sabe de antemão qual o valor final do projeto.

Trabalhar com freelancers também pode ser muito interessante para trazer sempre profissionais diferentes para o ambiente. Por exemplo: se você é uma agência e o seu cliente é um cliente enterprise, ele vai precisar de um foco diferente de uma startup. Trabalhar com freelancers permitirá que você traga pessoas diferentes para jobs diferentes. Essa versatilidade pode ter muito valor – especialmente se você não teria dinheiro para manter várias pessoas dentro da sua equipe.

Contras

O principal problema que observo nos freelancers é a falta de capacidade de entrega. É compreensível. Afinal, ele provavelmente possui um emprego fixo e trabalha nos freelas em seu horário livre. Portanto, o prazo furar é uma possibilidade real.

Outro ponto contra será a falta de envolvimento profundo. Um freelancer não está no dia a dia da empresa, e portanto não absorve as conquistas e os problemas. Sendo neutro em relação ao meio, ele poderá não captar com precisão toda a mensagem!

A disponibilidade do freelancer também será sempre comprometida. Portanto, esteja atento a isso: se você contratar um freelancer, é possível que muitas reuniões sejam feitas “fora do horário comercial”.

Quando contratar um freelancer?

Pessoalmente, gosto de contratar freelancers para jobs pontuais. Jobs que envolvam pouco conceito, e/ou não façam de forma alguma parte do core da empresa, são excelentes para um job externo. É uma ótima forma inclusive de refrescar o ambiente e trazer novas ideias para dentro de casa.

Um case bem clássico que temos aqui são as apresentações de PowerPoint. Apesar de atualmente desenvolvermos internamente, antes usávamos um freelancer externo para isso!

Fixo (PJ ou CLT)

Depois da flexibilização da CLT, o número de contratos PJ cresceu muito. Isso é muito bom para a economia, que se alinha mais com países com ótima economia como Estados Unidos. A ideia é simples: a responsabilidade da sua segurança (em caso de desligamento) ou aposentadoria é inteiramente sua, e não mais da empresa ou do governo.

A CLT, porém, ainda é a favorita para muitos profissionais. Do lado da empresa, a CLT ainda traz mais segurança jurídica. Mas alguns pontos merecem atenção.

Um profissional fixo está sempre disponível para você, e isso é ótimo. No fundo, ao contratar um profissional para sua empresa, você está comprando o tempo dele. Mais do que a experiência prévia, você está comprando dedicação e envolvimento.

Isso é tanto o benefício quanto o problema. A partir do momento que você tem um profissional fixo na sua equipe, sua gestão deixa de ser “pedir respostas” e passa a ser “garantir a dedicação e o envolvimento” dele. Enquanto um freelancer está sempre motivado pelas novidades (sempre há um projeto diferente), dentro da empresa o profissional pode se sentir estagnado. Se um designer trabalhar no mesmo projeto por dois anos, por exemplo, há um grande risco de ele não querer mais estar ali.

Portanto, o desafio de manter um profissional criativo dentro da equipe é manter a novidade em dia! Isso tornará você um gestor de pessoas, ao invés de um “cliente” de atividades técnicas.

Qual conta fazer?

Se você está em dúvida, uma ótima forma de fazer esta avaliação é estudar a alocação de horas da sua equipe – caso você já tenha uma. Estude a alocação do seu designer ou programador em cada projeto, usando uma ferramenta de timesheet integrada ao financeiro (como o Tático). Então compare com o valor que você conseguiria obter aquele job fora (contratando um freela), e a resposta deixará de ser subjetiva. Ao analisar os números você terá certeza de qual caminho seguir!

Se você tem algo a contribuir para o artigo, esteja à vontade para usar o espaço de comentários abaixo!

O post Freelancer ou fixo: qual programador contratar? apareceu primeiro em Tático ERP.

Definições

Antes de tudo, vamos definir o cenário e o entregável de cada um.

• Generalista: um software generalista, em geral, é um ERP – seja de pequeno ou grande porte. Eles irão atender N segmentos, oferecendo alguns recursos especializados para algumas verticais, mas sempre baseados na mesma “espinha dorsal”. O forte de um software generalista sempre será a gestão da empresa como um todo. Você encontrará ferramentas avançadas de gestão administrativa e financeira e consolidação de resultados. SAP, Oracle, Totvs e o Tático são exemplos de softwares generalistas. Plataformas menores como Conta Azul e Tiny ERP também são generalistas.
• Especialista: já um software especialista oferecerá ferramentas extremamente específicas para a gestão de “um ponto” do seu negócio. Eventualmente, este software sequer cobrirá um setor inteiro, mas apenas “um único problema” do setor. As startups são comuns por fazerem softwares especialistas: elas se focam em “um problema” e o resolvem. Um bom exemplo de software especialista é o HubSpot: as ferramentas de marketing dele são tão avançadas que nenhum software generalista irá atender com a mesma maestria. Ferramentas de PCP (planejamento e controle de produção) também são comumente mais avançadas em softwares especialistas, ainda que os generalistas ofereçam algo.

Tá, mas e como eu escolho?!

Consideração 1: Tamanho (e timing) da empresa

Tudo na vida de uma empresa tem a hora certa. A escolha dos softwares não é diferente. A cada momento do ciclo de vida de uma empresa, a necessidade poderá ser diferente. Entender o momento do ciclo atual da sua empresa será crucial para tomar a decisão correta!

O começo da empresa

Quando a empresa está no início de suas operações, ou possui abaixo de 10 pessoas, por exemplo, as necessidades operacionais são muito maiores do que as gerenciais. Isso porque é mais importante sobreviver e entregar do que gerenciar, certo?! Você não precisa de um padrão realmente, você só precisa de vendas e entregas. Por isso, múltiplas ferramentas especialistas (e baratas!) podem ser um ótimo caminho neste estágio. Um ERP pequeno (Tiny ERP, por exemplo) será mais do que suficiente para você gerenciar seu financeiro e fiscal com maestria!

A exceção do parágrafo anterior poderia ser as indústrias, que desde muito cedo terão necessidades de gestão de matérias primas e estoque. Neste caso, compensa buscar uma solução de ERP mesmo – dê preferencia, neste caso, a um ERP SaaS, que terá baixo custo de investimento, zero demanda de infraestrutura e atenderá você muito bem.

A empresa cresceu!

Já quando a empresa cresce, a necessidade da gestão muda. Com a implantação de uma camada de coordenação e a entrada de mais pessoas, a informação passa a ser tão importante quanto a operação. Os processos começam a ser sistematizados e unificados; e a informação agora precisa ser analisada. Não basta mais vender, é preciso entender se a venda teve uma boa margem. É preciso monitorar o SLA, a entrega, gerenciar as compras. O financeiro precisa separar centros de custo e, eventualmente, até unidades de negócio.

Neste momento, ter múltiplos softwares especialistas garantirá apenas uma boa operação, mas consolidar a informação consumirá muito tempo e esforço de todo o time. Você provavelmente precisará contratar mais pessoas (um time de report, que você chamará de time de performance) que basicamente trabalharão com Excel.

Um software generalista, então, será uma saída interessante. Você até poderá ter pequenas perdas aqui e lá (em relação a softwares especialistas), mas os ganhos no output das informações serão enormes. Se a implantação for bem feita e você tiver consciência, no “D0” (início da implantação), do que você precisará extrair, seus números mais complexos estarão visíveis em tempo real – e não após o “período de fechamento“.

Em resumo: se você é bastante pequeno, esqueça um ERP e procure ferramentas especialistas. Se você está crescendo ou já é grande, procure um software que unifique as informações na mesma plataforma.

Consideração 2: Maturidade da gestão (e dos gestores)

A segunda situação, e talvez a mais importante, seja avaliar a maturidade do time gerencial. Isso porque um software especialista “molda” a sua operação de forma muito específica – no melhor estilo “faça isso que vai dar certo, 10.000 empresas fazem isso ao redor do mundo”. Já em um software generalista, a metodologia se focará muito mais na operação do que no resultado. Os indicadores e relatórios poderão ser customizados de acordo com as necessidades da sua própria empresa. Em geral, os relatórios padrão entregarão “quase” o que você precisa – contraponto o software especialista, que entregará relatórios já prontos e dificilmente oferecerá a possibilidade da customização.

O problema é que as muitas opções oferecidas por um software generalista acabam deixando uma equipe imatura um pouco perdida. É comum, por exemplo, ouvirmos demandas como “eu queria alguns gráficos”, mas sem uma necessidade real de gráficos específicos.

Então, a maturidade do time gerencial é importante para seguir um caminho ou outro. O time gerencial precisa entender suas métricas, saber o que e como quer enxergar. Isso garantirá o sucesso de uma implantação de um software de gestão. Enquanto essa maturidade não for atingida, os softwares especialistas continuarão sendo uma ótima opção!

Os maiores interessados

Por fim, é importante se questionar quem são os maiores interessados em cada cenário. Aqui vai um guia rápido para você definir um caminho fácil.

• Generalista: os maiores interessados serão os gestores estratégicos e táticos (de informação, governança, compliance) ou investidores da empresa, que precisam dos resultados e precisam que eles sejam consistentes.
• Especialista: os maiores interessados serão a camada operacional, pois em geral são ferramentas de fácil aprendizado e que formatam o trabalho das pessoas.

Lembrar dessa diferença é importante. Na hora de implantar um software de gestão integrado, será imprescindível que os gestores “vendam” esta ideia a seus times. Se você é um gestor, inclua seu time na decisão do software e nos ganhos para a empresa que usá-lo trará.

Bem, se você entende que sua empresa está no momento de um software integrado, conheça como o Tático ERP pode ser a opção ideal para você!

O post Generalista ou Especialista: Escolhendo seu próximo software de gestão apareceu primeiro em Tático ERP.

• Netflix, onde você paga uma mensalidade ao invés de pagar por filme alugado;
• Spotify, que transmite músicas ao invés de fazer você comprar álbuns;
• Softwares de gestão, que antes eram vendidos por licença perpétua ou anual e agora são vendidos como assinatura.
• Office, um dos melhores exemplos de mudança para SaaS (agora é possível assinar o Office mensalmente ao invés de comprar a licença de uso)

O mercado de receitas recorrentes não se aplica somente aos softwares. Servidores cloud (PaaS) e muitos outros negócios passaram a ser oferecidos neste formato (Iaas, por exemplo). E esta oferta acabou criando uma demanda de indicadores diferente da anterior. Ao invés de medir licenças renovadas, por exemplo, mede-se agora o ARR e o Churn.

Neste artigo, vamos explorar o que são cada um dos indicadores. Se você já os conhece, role até o final do artigo e baixe a planilha agora mesmo! : )

Entenda os termos e indicadores

• LT (lifetime): o LT representa o “tempo de vida” do cliente, e é medido em meses. É uma métrica muito importante para empresas que oferecem serviços recorrentes. Ele serve para você planejar seu fluxo de caixa, pois indica quanto tempo aquele cliente será seu cliente. Lembre-se: o cliente sempre tem um tempo de vida, nem que seja de 5 anos. Para medir isso, basta olhar para seus contratos atuais e tirar uma métrica.
• MRR (monthly recurring revenue): a “receita recorrente mensal” é o valor da mensalidade que o cliente paga. No caso do MRR “da empresa”, significa a soma de todas as receitas recorrentes mensais que a empresa possui. Para calcular este valor, exclua valores de projetos e outras receitas variáveis. Aqui, somente a receita fixa deve ser considerada.
• ARR (annual recurring revenue): é o MRR multiplicado por 12, ou seja, projetado para os próximos 12 meses.
• CAC (custo de aquisição do cliente): o CAC é quanto custou para adquirir cada cliente. No caso de empresas SaaS, o CAC correto considerá todos os custos do setor comercial desde o início da operação (ou campanha), e não somente o custo mensal. A ideia é simples: você não adquire um cliente somente com o que você gasta “este mês”. Você o adquire depois de interagir com ele via site, mídias sociais, eventos e etc.. Portanto, para o CAC, as despesas comerciais “desde sempre” devem ser consideradas. E ele é um indicador imprescindível: ele indica “quanto custa adquirir um novo cliente”. Se você estiver buscando investimento, por exemplo, você pode se basear no CAC para dizer que “com X milhões eu conseguirei Y clientes”.
• LTV (lifetime value): o “valor no tempo de vida” do cliente é o valor que um cliente gera enquanto ele é cliente da empresa. É expresso em valor monetário, e indica o valor bruto entrante após o fechamento do negócio.
• LTV / CAC: este é, talvez, o indicador mais importante de qualquer empresa SaaS: dividindo o LTV pelo CAC, obtem-se a razão de quanto dinheiro retorna a cada real gasto com vendas. Um número saudável aqui é acima de 3.
• Ticket médio: é o valor mensal médio pago por cada cliente. A conta é MRR total dividido pelo número de clientes. É importante compará-lo ao ticket médio novo, para entender se você está vendendo com um ticket maior, igual ou menor ao seu ticket médio atual.

Bem, estes são os indicadores mínimos que você deveria considerar em sua gestão! Se você tiver um bom sistema de gestão, como o Tático ERP para SaaS, estes números serão gerados automaticamente pelo próprio registro das informações. Mas caso você não possua, baixe a planilha disponível abaixo e comece a preenchê-la hoje mesmo. : )

Baixar a planilha

Preencha o formulário abaixo e baixe a planilha para controlar seus indicadores SaaS.

O post [Planilha] Indicadores para SaaS apareceu primeiro em Tático ERP.

Existe um termômetro muito comum para a existência de um problema na gestão de dados: o “período do fechamento”. Se a sua empresa usa daquelas famosas “noites de fechamento”, demora 15 dias (ou mais!) para entregar o resultado do mês anterior, ou mesmo se já existe uma plaquinha de acrílico para colocar na porta do setor administrativo com os dizeres “Período de fechamento – ME ERRA”, você deve ter plena consciência de que algo precisa ser melhorado na gestão da informação.

É natural que, durante o crescimento, o foco do empreendedor ou gestor seja crescer. Crescer, a olhos nus, significa vender mais e conseguir entregar o que vende. É simples. Mas a gestão da informação pode ter um impacto significativo no curto, no médio e no longo prazo!

Neste artigo, busquei elencar 5 dos principais motivos de você pensar seriamente em trocar os “períodos de fechamento” pela “gestão em tempo real” na sua empresa.

Motivo 1: Economia de tempo

Por mais clichê que isso soe, o tempo é, de fato, sua unidade mais limitada. Você não consegue criar horas no seu dia nem diminuir a velocidade com que o resto do mundo caminha.

Um ERP bem implantado gerará muita economia de tempo para toda a equipe, pois as informações estarão disponíveis em tempo real para a tomada de decisões. Como o sistema interliga todas as áreas da empresa em uma única plataforma, não há risco de cruzamentos de dados resultarem em algo inconsistente!

Motivo 2: Integridade das informações

Todos nós confiamos no Excel. Talvez o Excel seja a ferramenta mais relevante já criada pela Microsoft, certo?! Mesmo assim, se cada setor criar suas próprias planilhas e alguém “consolidar” os resultados depois, quanto confiáveis serão estes dados?

Pare para pensar na volatilidade de uma planilha: imagine que em meio a uma planilha com 12 meses e 50 linhas de classificação (600 células de valores, portanto), um valor – apenas um – ficou errado. Ao invés de 100, digitaram 1000 por exemplo, ou 10. Ou esbarraram no delete e apagaram o valor.

Agora, imagine que esta planilha é parte de uma planilha maior, que compila os resultados, e esta envia os resultados para ainda outra planilha, que cruza tudo e exibe o resultado da empresa. Aquela “uma” célula errada vai impactar em toda a “cadeia” de informação, que servirá de base para tomar decisões imprecisas por consequência.

Motivo 3: Segurança da Informação

Em tempos de LGPD e turnover em alta, manter a informação segura deve ser uma prioridade para qualquer empresa. Um ERP resolve este problema “travando” a informação dentro de uma base de dados segura, protegida por usuário e senha e criptografada. Assim, ao invés da informação estar no “arquivo” da empresa, ou na pasta da rede, ela está dentro de um sistema.

O banco de dados de um ERP ainda possui backups e outras estruturas que garantem que o dado nunca mais se perca. Portanto, a informação está segura à prova de problemas internos e externos!

Motivo 4: Poder focar no que é importante

Parece clichê, mas a vida de todo gestor passa pelo mesmo ciclo: a produtividade morre numa planilha de Excel. Quanto tempo, afinal, você passa cruzando dados de outros setores para obter o número que você quer?

Isso muda com um software integrado por uma questão bem simples: apesar de o registro dos dados acontecer de forma parecida (input manual, muitas vezes), a compilação destes dados vira um relatório pronto no sistema – seja em PowerBI, PDF ou cubo de decisão.

Com isso, o gestor poderá focar no que realmente é importante: interpretar o número, e não “chegar nele”.

Motivo 5: Gestão da Informação

Gerenciar a informação significa garantir que a informação existe e é registrada corretamente, estando disponível quando quer que a pessoa certa precise dela. Um ERP será um grande centralizador de tudo o que acontece na empresa.

Com isso, você garantirá uma fonte única de registro e armazenagem dos dados, tornando mais simples a gestão das informações da sua empresa!

O resumo: o ERP é uma fonte precisa de informação

Com tantas ferramentas surgindo, é natural que a empresa utilize múltiplas ferramentas pra gerenciar seu trabalho. Porém, depois de um determinado tamanho de empresa, as múltiplas ferramentas acabam descentralizando todos os dados da empresa – e reuni-los depois pode se tornar uma tarefa bastante difícil!

Portanto, reforçando o que comentamos no começo: há um momento certo para contratar um ERP. Este momento é quando você perde muito tempo consolidando dados para, então, fazer uma análise do que está acontecendo na sua empresa.

O post Os 5 melhores motivos para você ter um ERP apareceu primeiro em Tático ERP.

Neste pequeno artigo, vamos tentar desmistificar e explicar de forma clara o que são cada um destes termos no contexto financeiro – que é, na prática, o mais usado na gestão das empresas.

Faturamento

O termo “faturar” está intimamente conectado à emissão de notas fiscais, recibos ou notas de débito. No Brasil, pelo menos, uma venda precisa de um destes três documentos para que seja contabilizada. Neste sentido, o faturamento é a soma de todos os valores brutos destes documentos emitidos dentro do período desejado (por exemplo, um mês).

O faturamento é um indicador importante, pois demonstra não só o crescimento como a capacidade de geração de receita da empresa. Apesar de não ser todo o dinheiro que entra em caixa (pois ainda serão descontados impostos), ele é o número que pode (e deve) ser usado como referência para saber se a empresa está crescendo – e quanto.

Ah, e sobre os impostos: mesmo que a nota fiscal tenha retenção de impostos (no caso de serviços), o valor do faturamento considerado será sempre o bruto!

Outro detalhe importante: ao comparar o faturamento de outros anos, não se esqueça de aplicar índices que corrijam os valores passados (IGP-M, por exemplo). Assim, evita-se comparações falsas e índices de crescimento acima do normal (vamos explorar este assunto em outro artigo).

Receita

Este é o termo mais confuso dessa parte toda. A Receita ora é confundida com faturamento, ora com lucro, ora com entrada de caixa. E não é difícil entender o motivo… A receita possui “tipos”, que mudam completamente seu escopo, e tais tipos ainda podem ser definidos no contexto de cada empresa. Para uma empresa, por exemplo, a Receita Líquida pode ser resultado da Receita Bruta menos Impostos. Para outra, as comissões também serão retiradas. Então, é bom ficar atento. Mas vamos à definição.

Receita Bruta

A Receita Bruta equivale ao Faturamento. Quando falamos em Receita Bruta, estamos falando em todas as vendas da empresa antes de qualquer desconto ou retenção de impostos. É simples assim.

Receita Líquida

A Receita Líquida varia de acordo com cada empresa, e até mesmo com cada modelo de DRE (uma empresa pode possuir mais de um modelo de DRE em casos específicos). Em geral, a Receita Líquido retirará impostos de incidência direta (não no resultado, como é o caso do IRPJ e CSLL). Ou seja: é o saldo líquido que entra para a empresa e pode ser usado para manter a empresa. Ela jamais pode ser confundida com lucro, ainda que represente o “dinheiro que sobra”.

A fórmula é: Receita Bruta (menos) Impostos

A Receita Líquida é que servirá de base como o “dinheiro que deve entrar para a empresa”.

Dica rápida

Em geral, quando falamos em gestão administrativa, a receita considerada é a receita bruta (que é igual ao faturamento). A receita líquida é um dado técnico e intermediário, que ainda receberá alguns descontos antes de resultar no Lucro Bruto e posteriormente no EBITDA.

Lucro

Tal como a Receita, o Lucro também pode ter “tipos” (Lucro Bruto, Lucro Líquido, etc.). Mas aqui vamos simplificar a explicação resumindo na seguinte frase: “lucro é o que sobra”. O lucro do mês é o que sobra do faturamento depois de todos os impostos, comissões e pagamentos da operação.

A única exceção aqui será para o caso de empresas que possuam empréstimos ou aportes de investidores. Neste caos, o lucro considerado vem sempre antes destas linhas. Ou seja: o pagamento de empréstimos ou a “receita” com aportes não são consideradas para o cálculo do lucro da empresa.

Em geral, se a empresa não possui empréstimos nem aportes, o lucro corresponde ao dinheiro que pode ser distribuído entre os sócios ou reinvestido na empresa.

É também o lucro que indicará a saúde da operação, a capacidade de reinvestimento e a capacidade de existência do negócio. É normal que uma empresa se sustente por alguns meses (ou anos) sem lucro, especialmente quando esta recebe investimento externo ou é de capital aberto. Porém, podemos imaginar que uma empresa que não dá lucro é como um prédio sem pilares suficientes: se forem retiradas as estruturas que estão “calçando” o prédio, ele cai.

Conclusão

Os termos financeiros podem ser bastante confusos e prolixos. Esperamos ter esclarecido um pouco destes, use o espaço de comentários abaixo caso ainda tenham restado dúvidas. Agora, aproveite para entender um pouco melhor sobre como fazer uma projeção orçamentária!

O post Qual é a diferença entre faturamento, receita e lucro? apareceu primeiro em Tático ERP.

O que é Aging List?

Aging List nada mais é do que uma listagem compilada das dívidas dos seus clientes (ou fornecedores). Esta lista é rankeada e separada em grupos de “1-30 dias”, “31-60 dias”, “61-90 dias” e “+91 dias”. Com isso, você conseguirá mapear a idade da dívida de cada cliente e o envelhecimento da dívida total (através da soma da listagem). A imagem abaixo fará você entender melhor.

O Aging List é um relatório padrão do Tático.

No caso do Aging padrão do Tático, ainda é possível ter os dados em percentuais. O percentual de cada dívida ajuda a entender a importância da cobrança (por exemplo, o primeiro cliente da lista representa 66% da dívida total dos clientes). Já o percentual acumulado indica que se resolvermos as dívidas dos clientes 1 e 2 teremos resolvido 85% do problema de inadimplência!

Insights que você pode extrair do Aging List

O Aging List transcende a barreira do setor financeiro e pode indicar problemas reais na operação. Vamos tomar como exemplo o primeiro cliente da lista acima, o Cliente 1. Há mais de 90 dias ele deve R$6900 para a empresa, mas não há dívida “nova” dele – ou seja, não há nenhuma dívida com menos de 30 dias por exemplo.

Isso pode indicar que há um problema de entrega que ocasionou no não pagamento daqueles valores, o que pode acarretar em churn.

Outro alerta importante é o de possível furo no seu fluxo de caixa, visto através da primeira coluna (1 a 30 dias). Uma dívida recente é uma dívida que pode estar relacionada ao “esquecimento” do cliente. Muitas vezes seu boleto foi recebido junto com muitos outros. Se seu cliente não possuir um sistema de gestão eficiente, o e-mail poderá cair no esquecimento.

Neste caso, uma boa medida pode ser incluir e-mails de lembrete perto do vencimento (na véspera ou no próprio dia, por exemplo). Outra saída poderia ser aprimorar a cobrança via telefone nos casos mais extremos.

O Aging também existe para pagamentos, ou seja, exibe dívida da própria empresa em relação aos fornecedores. Uma análise clara do Aging de pagamentos poderá fazer a própria empresa entender o quanto difícil está sair do endividamento, quais fornecedores é preciso priorizar e etc..

Acompanhar o Aging é muito importante!

Pelo menos uma vez por mês, é imprescindível olhar para o Aging List para entender o seu cenário. Quando bem utilizado, ele poderá balizar com segurança muitas das suas decisões.

Este é um relatório standard do Tático! Você poderá acompanhar o envelhecimento das dívidas desde o seu primeiro dia, e nós recomendamos que você o faça!

Quer descobrir como fazemos isso com o Tático? Clique no botão abaixo e nós entramos em contato!

QUERO POTENCIALIZAR MINHA GESTÃO

O post Usando o Aging List para entender a saúde da sua operação apareceu primeiro em Tático ERP.

Regime de Caixa

O regime de caixa é o regime mais comum de ser acompanhado. É quando você observa o dinheiro em si: (tudo que entra) – (tudo que sai) = saldo em caixa. E você toma decisões baseadas no saldo.

O caixa é essencial para a saúde de qualquer empresa, especialmente se ela for uma empresa de capital próprio, sem investidores ou sem fontes externas de financiamento. Ou seja: aquela empresa que você resolveu abrir com seus amigos da faculdade ou seus colegas de trabalho.

Sem uma fonte externa de financiamento, não observar o caixa significa atrasar salários, fornecedores e impostos. Você também ficará sem capacidade para investimento. Por isso, é imprescindível que o caixa seja visto quase que diariamente.

Ultimamente, porém, com o aumento de investimentos de capital privado (venture capital / private equity), o conceito de gestão por caixa é muito questionado. Isso porque muitas startups vão preferir aumentar a base de clientes ao custo de trabalhar no prejuízo. A Netshoes é um caso recente (infelizmente mal sucedido) de uma empresa que operou por 15 anos no prejuízo – ou seja, nunca teve lucro. Definitivamente o regime de caixa não era importante ali.

Mas se você é um empreendedor sem investimento externo, acompanhar o caixa é essencial e primário! A regra é simples: você pode escolher ignorar o caixa se isso for um plano muito bem montado; se você não tem certeza que possa fazer isso, provavelmente você não pode!

Regime de Competência

Como já vimos no post anterior, o regime de competência exibe os resultados na data em que os números são gerados. Ele é essencial para acompanhar o crescimento real e o resultado real do negócio.

Ao contrário do caixa, o regime de competência não consegue mascarar os resultados – tanto positivos quanto negativos. Isso porque o seu fluxo de caixa pode ter problemas com inadimplência ou um respiro com uma eventual venda à vista com valor alto. Mas o regime de competência exibe com precisão a saúde do negócio, exibindo valor de faturamento, impostos pagos, resultados bruto e líquido.

O regime de competência será sempre a base para o DRE, e em empresas ainda embrionárias ele poderá ser secundário. Porém, à medida que seu negócio cresce, acompanhar o DRE e manter, portanto, um fluxo de competência, é essencial!

O que eu preciso?

Para manter os dois fluxos (caixa e competência), você precisa de um sistema (ou uma planilha) que contenha as datas de competência e de pagamento de cada conta. Basta essa informação adicional para que você consiga extrair com precisão seu fluxo de caixa e de competência – que dificilmente exibirão os mesmos valores.

Naturalmente, um bom sistema como o Tático poderá ajuda-lo nesta tarefa, uma vez que o sistema já gera os relatórios compilados para você sem grandes esforços.

Para entender mais dessa funcionalidade acesse nosso site ou clique no botão abaixo:

QUERO POTENCIALIZAR MINHA GESTÃO

O post Fluxo de Caixa ou de Competência: Parte final apareceu primeiro em Tático ERP.

Competência? Como assim?

Como a palavra competência é muito usada para designar habilidades e aptidões, este nome muitas vezes causa algum estranhamento. Mas quando falamos em regime de competência, ou fluxo de competência, não estamos (nem de perto) falando sobre “habilidades da equipe” ou da empresa. Aqui, estamos falando da data à qual uma determinada conta é atribuída (receita ou despesa). Ou seja: a competência de uma conta é uma data. Simples assim.

Qual data? A data correspondente ao fato gerador dela. Assim, em uma gestão organizada, toda receita e toda despesa tem pelo menos três datas: a data de competência, a data de vencimento e a data de pagamento ou recebimento.

Fato Gerador de Receitas

Apesar do termo parecer técnico, “fato gerador” é um termo em bom português: a data de competência de uma conta é sempre a data do fato que gerou aquela receita ou despesa.

No caso das receitas, o fato gerador da receita será sempre a data da emissão da nota fiscal. Imagine, então, que você emitiu uma nota fiscal no dia 1/setembro com vencimentos para 45, 60 e 90 dias. Você terá então recebimentos no dia 15/outubro, 31/outubro e 30/novembro. Estas três datas serão as datas de vencimentos das duplicatas, mas a data da competência das três contas será a mesma: 1/setembro, a data da emissão da nota fiscal. Os vencimentos das duplicatas importarão somente ao fluxo de caixa – e esta é a diferença!

Fato Gerador das Despesas

No caso das despesas, vale a mesma regra: a data da competência das despesas é a data da emissão da nota fiscal pelo seu fornecedor. Portanto, se você pagar algo em 12 vezes (por exemplo), todas as 12 parcelas terão a mesma data de competência, que será a data da compra/nota fiscal.

Consegue enxergar a diferença entre os dois fluxos? Se compra é de R$1000 em 10x, o seu fluxo de caixa exibirá uma despesa de R$100 durante 10 meses, enquanto o seu fluxo de competência exibirá uma única despesa de R$1000 no primeiro mês.

O que o fluxo de competência nos diz?

Isso tudo pode soar estranho, mas é por isso que a análise dos fluxos de caixa e competência trarão visões completamente diferentes: o fluxo de competência estará focado nos fatos geradores e mostrará, naquele período, qual foi o resultado real, independente do caixa. Ele ignora inadimplência e atrasos, o que pode ser importante para avaliar uma empresa.

– “Ah”, você pode estar se questionando, “em resumo, o fluxo de competência é um fluxo para ser analisado quando dinheiro não é problema?”.

Sim e não.

Sim, porque é através do fluxo de competência que chegaremos à conclusão que a empresa tem operações saudáveis (por exemplo, dão lucro), mas os prazos de pagamento e recebimento estão desalinhados e, por isso, está faltando dinheiro em caixa (isso é completamente possível e até comum!). Ou o nível de inadimplência é que é o problema. Ou seja, a empresa pode ter problemas financeiros mesmo tendo uma operação saudável!

E não, porque, indicando o resultado real, o fluxo de competência indicará se a estratégia adotada pela empresa está segura e bem planejada ou se o dinheiro pode vir a se tornar um problema no futuro. Por isso, sendo ou não um problema, o fluxo de competência precisa ser acompanhado com alguma regularidade.

A necessidade do fluxo de competência

Imagine um gráfico de receitas em que você tem apenas o resultado do seu caixa. Durante um mês, dívidas são renegociadas e quitadas, seus clientes esquecem um boleto e pagam dois ao mesmo tempo, outros clientes permanecem inadimplentes. Tudo isso irá gerar um fluxo de caixa com ruídos que o impedirão de ser usado para gestão! Você poderá estar iludido que suas vendas foram boas no mês, quando na realidade um dos seus clientes resolveu quitar uma dívida de mais de 12 meses de atraso.

Sou muito muito muito pequeno! Preciso de um fluxo de competência?

O início de toda operação é focado no caixa. Na realidade, sempre que há um cenário em que se busca o break even da empresa, a visão do caixa será a principal visão a ser acompanhada. Porém, o fluxo de competência trará informações importantes sobre o crescimento, nível de investimento e resultado da empresa independente da saúde do caixa. Portanto, quanto antes você educar sua gestão para acompanhar os dois fluxos, melhor para o seu futuro!

No próximo e último artigo da série, vamos explorar alguns cenários melhores de aplicação de cada um dos casos. E se você não leu o artigo anterior, leia a Parte 1 e entenda melhor o fluxo de caixa.

Gestão por Fluxo de Caixa ou Fluxo de Competência – Parte 1

Seu sistema já faz isso? Se ainda não, você precisa conhecer o Tático!

Clique no botão abaixo que nós entraremos em contato:

QUERO POTENCIALIZAR MINHA GESTÃO

O post Gestão por fluxo de caixa ou fluxo de competência – Parte 2 apareceu primeiro em Tático ERP.