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]]>Por que atualizar seus contratos?
Um erro muito comum das empresas é não atualizar seus contratos anualmente. Isso é um problema grave no caso de países como o Brasil. Como temos uma inflação de cerca de 6% ao ano, em dois ou três anos um contrato chega a perder 20% do seu valor! Isso deteriora a capacidade da sua empresa de honrar com seus compromissos como salários e reinvestimentos.
Imagine, por exemplo, que em janeiro de 2016 você fechou um contrato de R$10.000/mês para a prestação de 100h/mês de serviços – ou seja, R$100/hora. Em um cálculo rápido, usando o IGP-M como base, Este valor em janeiro de 2019 deveria ser de R$11.460/mês. São 14,68% de índice acumulado!
Em geral, empresas de serviço que não atualizam seus contratos percebem uma falta de capital de giro a partir do 3º ano de contratos ativos. E reajustar de forma acumulada pode ser prejudicial para o relacionamento com o cliente: ninguém aceita um reajuste repentino de 14%, afinal!
Como fazer o cálculo?
Seus contratos possuem datas de vigência diferentes, e por isso o índice nunca é fixo, certo?! Neste caso, é preciso “acumular” o índice de reajuste mensalmente – e isso não é feito simplesmente somando os percentuais. Para acumular o índice, é preciso fazer o seguinte cálculo, mês a mês:
= (1 + IndAnt) * (1 + IndAtu)
Onde:
- IndAnt = Índice Anterior (por exemplo, do mês anterior ou o acumulado até o mês anterior)
- IndAtu = Índice do mês atual)
Vamos a um exemplo. Acesse http://www.portalbrasil.net/igpm.htm e veja a tabela. Pegue o índice de janeiro e fevereiro e aplique na fórmula, e compare com a coluna “índice acumulado no ano”. : )
Este site, inclusive, tem um facilitador: ele já traz o índice acumulado nos últimos 12 meses. Portanto, se você reajusta a cada 12 meses, basta consultar o índice dos últimos 12 meses conforme a vigência. Você precisará fazer isso contrato a contrato. Note, porém, que no segundo ano não bastará somar o índice de 12 meses com o índice dos outros 12. É preciso acumular o índice usando a fórmula acima (mês a mês).
Suponha, por exemplo, que o contrato precisou ser reajustado em junho de 2018 e junho de 2019 (portanto, com índices até maio precedente).
- IGP-M 12 meses em maio/2018: 4,2712%
- IGP-M 12 meses em maio/2019: 7,6587%
Neste caso, o reajuste não será de 11,9299% (somando os dois índices), mas sim de 12,257% – pois o índice foi acumulado. Neste caso, inclusive, não é possível usar a fórmula anterior para somar os dois índices – é preciso aplicá-la mês a mês.
Calculadora de índice acumulado
Se você não possui um sistema que reajusta seus contratos automaticamente pelos principais índices do banco central, você pode usar esta calculadora de reajuste. Você vai ter um bocado de trabalho para reajustar tudo, mas ainda assim é mais fácil do que acumular o índice manualmente.
O jeito mais fácil
Atualmente existem sistemas para todos os níveis de empresa que podem ajudar esta gestão. No longo prazo, ela é imprescindível. Aqui vão algumas sugestões de sistemas:
- Se você fatura até R$1mi/ano, o TinyERP é uma ótima opção. Ele fará o básico para sua empresa.
- Se você fatura de R$1 a R$15mi/ano, o Nimbly é uma opção mais robusta. Ele poderá entregar relatórios customizados e ferramentas avançadas de gestão financeira.
- Se você fatura acima disso, converse conosco. O Tático ERP pode ser a ferramenta que você está procurando para simplificar a sua gestão de maneira geral!
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]]>O que é projeção financeira?
A projeção financeira é uma previsão das receitas e despesas da empresa projetada por um certo período. O mais comum é a projeção anual com revisão trimestral, mas isso pode variar.
Ela é útil pois permite ao gestor a visualização da saúde financeira da empresa de forma rápida, ao comparar o previsto com o realizado. Se você estiver dentro da previsão, você sabe que está indo para o caminho certo!
Por onde começar?
Até aqui, legal! Mas, como fazer isso? Como antecipar-se a acontecimentos para não ser surpreendido no futuro?
Bem, se você tem um sistema (como o Tático ERP), ou controla suas receitas e despesas, isso se torna um pouco mais fácil. Primeiramente é necessário levantar as despesas e as receitas da empresa. Exemplos de despesas são: salários, encargos, impostos, água, luz, aluguel, comissões, entre outros. Já a receita é o valor que entra no caixa da sua empresa, pago pelo seu cliente. Você pode organizar esses dados no Excel para facilitar.
Se você não tem um sistema, e também não controla as finanças de forma manual, é hora de buscar as movimentações no banco (ou na memória!) e colocar tudo na ponta do lápis para fazer a projeção.
Além do levantamento das despesas fixas, também é necessário saber se a empresa tem intenção de aumentar a equipe, os salários ou até mesmo de fazer uma reforma no escritório. Esses eventos entre outros, devem ser levados em consideração na sua projeção.
Dados levantados! E agora?
Projetando as despesas
Os dados levantados nos dão uma base para informação, e trabalharemos em cima disso. Vamos começar pelas despesas.
Faça uma média mensal dos valores coletados, e projete essa média para o ano. Verifique se nos valores utilizados como base tem algum valor esporádico, que não se repetirá. Por exemplo: Aquisição de computadores. Se você não tem a intenção de aumentar o número de funcionários, pode ignorar essa despesa com computadores, pois não ocorrerá novamente. Por fim, mas não menos importante, coloque os valores dos itens que a empresa tem intenção de comprar/realizar no próximo ano.
Projetando as receitas
Após projetado as despesas, você irá projetar as receitas. É necessário fazer uma análise cautelosa do seu histórico anual. De como o mercado está para o seu produto, e também das épocas sazonais. Por exemplo: em que período seu produto/serviço tem mais demanda? Em quais meses seu faturamento tem reduzido?
A projeção da receita é mais volátil que a das despesas. Você não sabe se vai vender tudo o que planeja, ou se vai receber efetivamente de seu cliente. Ao contrário das despesas, que os boletos não pararão de chegar, rsrsrs. Por isso, é importante projetar as receitas de forma realista.
Diferentes cenários
Há empresas que trabalham apenas com um cenário: aquele que a empresa “acredita”. Entretanto, idealmente você pode trabalhar com diferentes cenários, para o caso de as coisas fugirem do planejado.
Essa questão também vai muito do perfil do gestor, que pode ser: realista, otimista ou pessimista. Dessa forma, é possível trabalhar com os três cenários (pelo menos duas são recomendadas!). Se faça as seguintes perguntas: O que sua empresa realiza hoje? O que ela tem muito potencial de realizar, com um determinado esforço? E se os clientes parassem de pagar?
Os finalmentes
Após ter feito todo esse estudo, é “só” subtrair as despesas da receita, e você terá a consolidação do caixa. 
O resultado é o seu saldo de caixa mês a mês, e o saldo acumulado para você entender seu giro necessário. Então, se “em agosto a empresa vai ficar sem caixa”, você conseguirá visualizar com antecedência para reagir quando esse momento chegar.
Também é muito importante fazer o acompanhamento da sua projeção, para garantir que a mesma não esteja equivocada. Caso enxergue alguns furos, não se desespere. Lembre-se que você está bem antecipado, então tem tempo de corrigir.
Agora você já tem as informações necessárias para fazer a projeção da sua empresa. Bora organizar isso aí? E depois de construi-la, lance em seu sistema para fazer o comparativo do previsto versus realizado!
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]]>Neste pequeno artigo, vamos tentar desmistificar e explicar de forma clara o que são cada um destes termos no contexto financeiro – que é, na prática, o mais usado na gestão das empresas.
Faturamento
O termo “faturar” está intimamente conectado à emissão de notas fiscais, recibos ou notas de débito. No Brasil, pelo menos, uma venda precisa de um destes três documentos para que seja contabilizada. Neste sentido, o faturamento é a soma de todos os valores brutos destes documentos emitidos dentro do período desejado (por exemplo, um mês).
O faturamento é um indicador importante, pois demonstra não só o crescimento como a capacidade de geração de receita da empresa. Apesar de não ser todo o dinheiro que entra em caixa (pois ainda serão descontados impostos), ele é o número que pode (e deve) ser usado como referência para saber se a empresa está crescendo – e quanto.
Ah, e sobre os impostos: mesmo que a nota fiscal tenha retenção de impostos (no caso de serviços), o valor do faturamento considerado será sempre o bruto!
Outro detalhe importante: ao comparar o faturamento de outros anos, não se esqueça de aplicar índices que corrijam os valores passados (IGP-M, por exemplo). Assim, evita-se comparações falsas e índices de crescimento acima do normal (vamos explorar este assunto em outro artigo).
Receita
Este é o termo mais confuso dessa parte toda. A Receita ora é confundida com faturamento, ora com lucro, ora com entrada de caixa. E não é difícil entender o motivo… A receita possui “tipos”, que mudam completamente seu escopo, e tais tipos ainda podem ser definidos no contexto de cada empresa. Para uma empresa, por exemplo, a Receita Líquida pode ser resultado da Receita Bruta menos Impostos. Para outra, as comissões também serão retiradas. Então, é bom ficar atento. Mas vamos à definição.
Receita Bruta
A Receita Bruta equivale ao Faturamento. Quando falamos em Receita Bruta, estamos falando em todas as vendas da empresa antes de qualquer desconto ou retenção de impostos. É simples assim.
Receita Líquida
A Receita Líquida varia de acordo com cada empresa, e até mesmo com cada modelo de DRE (uma empresa pode possuir mais de um modelo de DRE em casos específicos). Em geral, a Receita Líquido retirará impostos de incidência direta (não no resultado, como é o caso do IRPJ e CSLL). Ou seja: é o saldo líquido que entra para a empresa e pode ser usado para manter a empresa. Ela jamais pode ser confundida com lucro, ainda que represente o “dinheiro que sobra”.
A fórmula é: Receita Bruta (menos) Impostos
A Receita Líquida é que servirá de base como o “dinheiro que deve entrar para a empresa”.
Dica rápida
Em geral, quando falamos em gestão administrativa, a receita considerada é a receita bruta (que é igual ao faturamento). A receita líquida é um dado técnico e intermediário, que ainda receberá alguns descontos antes de resultar no Lucro Bruto e posteriormente no EBITDA.
Lucro
Tal como a Receita, o Lucro também pode ter “tipos” (Lucro Bruto, Lucro Líquido, etc.). Mas aqui vamos simplificar a explicação resumindo na seguinte frase: “lucro é o que sobra”. O lucro do mês é o que sobra do faturamento depois de todos os impostos, comissões e pagamentos da operação.
A única exceção aqui será para o caso de empresas que possuam empréstimos ou aportes de investidores. Neste caos, o lucro considerado vem sempre antes destas linhas. Ou seja: o pagamento de empréstimos ou a “receita” com aportes não são consideradas para o cálculo do lucro da empresa.
Em geral, se a empresa não possui empréstimos nem aportes, o lucro corresponde ao dinheiro que pode ser distribuído entre os sócios ou reinvestido na empresa.
É também o lucro que indicará a saúde da operação, a capacidade de reinvestimento e a capacidade de existência do negócio. É normal que uma empresa se sustente por alguns meses (ou anos) sem lucro, especialmente quando esta recebe investimento externo ou é de capital aberto. Porém, podemos imaginar que uma empresa que não dá lucro é como um prédio sem pilares suficientes: se forem retiradas as estruturas que estão “calçando” o prédio, ele cai.
Conclusão
Os termos financeiros podem ser bastante confusos e prolixos. Esperamos ter esclarecido um pouco destes, use o espaço de comentários abaixo caso ainda tenham restado dúvidas. Agora, aproveite para entender um pouco melhor sobre como fazer uma projeção orçamentária!
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]]>O post #ComoFazer: Baixa parcial de contas a pagar apareceu primeiro em Tático ERP.
]]>Se não houver um bom controle dessas situações, o saldo remanescente será facilmente esquecido. Isso poderá gerar uma dívida desnecessária e um consequente furo na projeção de fluxo de caixa.
Para evitar isso, o Tático disponibiliza a opção de fazer a baixa parcial de contas a pagar. Ao baixar uma conta nesta situação, o sistema possibilitará de forma muito simples fazer o lançamento de uma ou mais novas contas a pagar no valor do saldo remanescente.
#ComoFazer
Vamos explorar o exemplo abaixo:
Em uma conta de R$ 300,00, pagamos parcialmente R$ 100,00. Ao baixar a conta com este valor, o Tático irá gerar a mensagem abaixo:
Ao clicar em Sim, aparecerá a tela abaixo:
Note que, nesta tela, você poderá inserir a data nova de vencimento da fatura parcial e também poderá inserir novas parcelas. Basta para isso adicionar novas linhas na lista “Saldo Restante”, como na imagem abaixo.
Ao apertar OK as novas parcelas, em aberto, serão geradas automaticamente. Todos os dados da conta original (Centro de Custo, Conta Contábil, competência e etc.) serão copiados para as novas.
Caso, ao contrário, você responda que “Não” na pergunta anterior, ou meramente feche esta janela, a conta será baixada com o valor pago parcial. Neste caso, nenhuma nova conta será gerada. Utilize esta operação quando for o caso de um pagamento com desconto, por exemplo! : )
Viu como é simples?! Aproveite este recurso para otimizar seu uso do Tático!
Gostou? Vamos conversar!
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]]>O post Usando o Aging List para entender a saúde da sua operação apareceu primeiro em Tático ERP.
]]>O que é Aging List?
Aging List nada mais é do que uma listagem compilada das dívidas dos seus clientes (ou fornecedores). Esta lista é rankeada e separada em grupos de “1-30 dias”, “31-60 dias”, “61-90 dias” e “+91 dias”. Com isso, você conseguirá mapear a idade da dívida de cada cliente e o envelhecimento da dívida total (através da soma da listagem). A imagem abaixo fará você entender melhor.
O Aging List é um relatório padrão do Tático.
No caso do Aging padrão do Tático, ainda é possível ter os dados em percentuais. O percentual de cada dívida ajuda a entender a importância da cobrança (por exemplo, o primeiro cliente da lista representa 66% da dívida total dos clientes). Já o percentual acumulado indica que se resolvermos as dívidas dos clientes 1 e 2 teremos resolvido 85% do problema de inadimplência!
Insights que você pode extrair do Aging List
O Aging List transcende a barreira do setor financeiro e pode indicar problemas reais na operação. Vamos tomar como exemplo o primeiro cliente da lista acima, o Cliente 1. Há mais de 90 dias ele deve R$6900 para a empresa, mas não há dívida “nova” dele – ou seja, não há nenhuma dívida com menos de 30 dias por exemplo.
Isso pode indicar que há um problema de entrega que ocasionou no não pagamento daqueles valores, o que pode acarretar em churn.
Outro alerta importante é o de possível furo no seu fluxo de caixa, visto através da primeira coluna (1 a 30 dias). Uma dívida recente é uma dívida que pode estar relacionada ao “esquecimento” do cliente. Muitas vezes seu boleto foi recebido junto com muitos outros. Se seu cliente não possuir um sistema de gestão eficiente, o e-mail poderá cair no esquecimento.
Neste caso, uma boa medida pode ser incluir e-mails de lembrete perto do vencimento (na véspera ou no próprio dia, por exemplo). Outra saída poderia ser aprimorar a cobrança via telefone nos casos mais extremos.
O Aging também existe para pagamentos, ou seja, exibe dívida da própria empresa em relação aos fornecedores. Uma análise clara do Aging de pagamentos poderá fazer a própria empresa entender o quanto difícil está sair do endividamento, quais fornecedores é preciso priorizar e etc..
Acompanhar o Aging é muito importante!
Pelo menos uma vez por mês, é imprescindível olhar para o Aging List para entender o seu cenário. Quando bem utilizado, ele poderá balizar com segurança muitas das suas decisões.
Este é um relatório standard do Tático! Você poderá acompanhar o envelhecimento das dívidas desde o seu primeiro dia, e nós recomendamos que você o faça!
Quer descobrir como fazemos isso com o Tático? Clique no botão abaixo e nós entramos em contato!
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]]>O post Fluxo de Caixa ou de Competência: Parte final apareceu primeiro em Tático ERP.
]]>Regime de Caixa
O regime de caixa é o regime mais comum de ser acompanhado. É quando você observa o dinheiro em si: (tudo que entra) – (tudo que sai) = saldo em caixa. E você toma decisões baseadas no saldo.
O caixa é essencial para a saúde de qualquer empresa, especialmente se ela for uma empresa de capital próprio, sem investidores ou sem fontes externas de financiamento. Ou seja: aquela empresa que você resolveu abrir com seus amigos da faculdade ou seus colegas de trabalho.
Sem uma fonte externa de financiamento, não observar o caixa significa atrasar salários, fornecedores e impostos. Você também ficará sem capacidade para investimento. Por isso, é imprescindível que o caixa seja visto quase que diariamente.
Ultimamente, porém, com o aumento de investimentos de capital privado (venture capital / private equity), o conceito de gestão por caixa é muito questionado. Isso porque muitas startups vão preferir aumentar a base de clientes ao custo de trabalhar no prejuízo. A Netshoes é um caso recente (infelizmente mal sucedido) de uma empresa que operou por 15 anos no prejuízo – ou seja, nunca teve lucro. Definitivamente o regime de caixa não era importante ali.
Mas se você é um empreendedor sem investimento externo, acompanhar o caixa é essencial e primário! A regra é simples: você pode escolher ignorar o caixa se isso for um plano muito bem montado; se você não tem certeza que possa fazer isso, provavelmente você não pode!
Regime de Competência
Como já vimos no post anterior, o regime de competência exibe os resultados na data em que os números são gerados. Ele é essencial para acompanhar o crescimento real e o resultado real do negócio.
Ao contrário do caixa, o regime de competência não consegue mascarar os resultados – tanto positivos quanto negativos. Isso porque o seu fluxo de caixa pode ter problemas com inadimplência ou um respiro com uma eventual venda à vista com valor alto. Mas o regime de competência exibe com precisão a saúde do negócio, exibindo valor de faturamento, impostos pagos, resultados bruto e líquido.
O regime de competência será sempre a base para o DRE, e em empresas ainda embrionárias ele poderá ser secundário. Porém, à medida que seu negócio cresce, acompanhar o DRE e manter, portanto, um fluxo de competência, é essencial!
O que eu preciso?
Para manter os dois fluxos (caixa e competência), você precisa de um sistema (ou uma planilha) que contenha as datas de competência e de pagamento de cada conta. Basta essa informação adicional para que você consiga extrair com precisão seu fluxo de caixa e de competência – que dificilmente exibirão os mesmos valores.
Naturalmente, um bom sistema como o Tático poderá ajuda-lo nesta tarefa, uma vez que o sistema já gera os relatórios compilados para você sem grandes esforços.
Para entender mais dessa funcionalidade acesse nosso site ou clique no botão abaixo:
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]]>Competência? Como assim?
Como a palavra competência é muito usada para designar habilidades e aptidões, este nome muitas vezes causa algum estranhamento. Mas quando falamos em regime de competência, ou fluxo de competência, não estamos (nem de perto) falando sobre “habilidades da equipe” ou da empresa. Aqui, estamos falando da data à qual uma determinada conta é atribuída (receita ou despesa). Ou seja: a competência de uma conta é uma data. Simples assim.
Qual data? A data correspondente ao fato gerador dela. Assim, em uma gestão organizada, toda receita e toda despesa tem pelo menos três datas: a data de competência, a data de vencimento e a data de pagamento ou recebimento.
Fato Gerador de Receitas
Apesar do termo parecer técnico, “fato gerador” é um termo em bom português: a data de competência de uma conta é sempre a data do fato que gerou aquela receita ou despesa.
No caso das receitas, o fato gerador da receita será sempre a data da emissão da nota fiscal. Imagine, então, que você emitiu uma nota fiscal no dia 1/setembro com vencimentos para 45, 60 e 90 dias. Você terá então recebimentos no dia 15/outubro, 31/outubro e 30/novembro. Estas três datas serão as datas de vencimentos das duplicatas, mas a data da competência das três contas será a mesma: 1/setembro, a data da emissão da nota fiscal. Os vencimentos das duplicatas importarão somente ao fluxo de caixa – e esta é a diferença!
Fato Gerador das Despesas
No caso das despesas, vale a mesma regra: a data da competência das despesas é a data da emissão da nota fiscal pelo seu fornecedor. Portanto, se você pagar algo em 12 vezes (por exemplo), todas as 12 parcelas terão a mesma data de competência, que será a data da compra/nota fiscal.
Consegue enxergar a diferença entre os dois fluxos? Se compra é de R$1000 em 10x, o seu fluxo de caixa exibirá uma despesa de R$100 durante 10 meses, enquanto o seu fluxo de competência exibirá uma única despesa de R$1000 no primeiro mês.
O que o fluxo de competência nos diz?
Isso tudo pode soar estranho, mas é por isso que a análise dos fluxos de caixa e competência trarão visões completamente diferentes: o fluxo de competência estará focado nos fatos geradores e mostrará, naquele período, qual foi o resultado real, independente do caixa. Ele ignora inadimplência e atrasos, o que pode ser importante para avaliar uma empresa.
– “Ah”, você pode estar se questionando, “em resumo, o fluxo de competência é um fluxo para ser analisado quando dinheiro não é problema?”.
Sim e não.
Sim, porque é através do fluxo de competência que chegaremos à conclusão que a empresa tem operações saudáveis (por exemplo, dão lucro), mas os prazos de pagamento e recebimento estão desalinhados e, por isso, está faltando dinheiro em caixa (isso é completamente possível e até comum!). Ou o nível de inadimplência é que é o problema. Ou seja, a empresa pode ter problemas financeiros mesmo tendo uma operação saudável!
E não, porque, indicando o resultado real, o fluxo de competência indicará se a estratégia adotada pela empresa está segura e bem planejada ou se o dinheiro pode vir a se tornar um problema no futuro. Por isso, sendo ou não um problema, o fluxo de competência precisa ser acompanhado com alguma regularidade.
A necessidade do fluxo de competência
Imagine um gráfico de receitas em que você tem apenas o resultado do seu caixa. Durante um mês, dívidas são renegociadas e quitadas, seus clientes esquecem um boleto e pagam dois ao mesmo tempo, outros clientes permanecem inadimplentes. Tudo isso irá gerar um fluxo de caixa com ruídos que o impedirão de ser usado para gestão! Você poderá estar iludido que suas vendas foram boas no mês, quando na realidade um dos seus clientes resolveu quitar uma dívida de mais de 12 meses de atraso.
Sou muito muito muito pequeno! Preciso de um fluxo de competência?
O início de toda operação é focado no caixa. Na realidade, sempre que há um cenário em que se busca o break even da empresa, a visão do caixa será a principal visão a ser acompanhada. Porém, o fluxo de competência trará informações importantes sobre o crescimento, nível de investimento e resultado da empresa independente da saúde do caixa. Portanto, quanto antes você educar sua gestão para acompanhar os dois fluxos, melhor para o seu futuro!
No próximo e último artigo da série, vamos explorar alguns cenários melhores de aplicação de cada um dos casos. E se você não leu o artigo anterior, leia a Parte 1 e entenda melhor o fluxo de caixa.
Gestão por Fluxo de Caixa ou Fluxo de Competência – Parte 1
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]]>Porém, nem sempre estes dois conceitos estão bem claros para o gestor, que muitas vezes mistura as visões e acaba enxergando seu negócio de uma forma equivocada. A falta de clareza no assunto ou a análise confusa dos números pode resultar em um furo de caixa, por exemplo, ou mesmo uma percepção errada da lucratividade do período.
Vamos, então, entender os conceitos de fluxo de caixa e fluxo de competência separadamente, e depois analisaremos alguns cenários para adoção de um, outro ou ambos. Este é o primeiro artigo de uma série de três, e neste falaremos exclusivamente sobre o fluxo de caixa.
Entenda o Fluxo de Caixa
Sem dúvida nenhuma, a forma de gestão mais trivial e amplamente aplicada é o fluxo de caixa. O conceito aqui é muito simples: ele envolve dinheiro vivo e saldo das contas bancárias, e ignora inadimplentes e negociações de prazos.
Fluxo, por definição, é o “ato de fluir”. Ou seja: quando falamos em fluxo de caixa, devemos pensar no dinheiro sendo movimentado, ou seja, “fluindo” de um lado para outro – seja entrando ou saindo da empresa. Consideraremos, assim, as receitas e as despesas, e nunca as movimentações internas da empresa – ou seja, dinheiros investidos não entram na conta.
Na parte de receitas, então, vamos considerar:
- o dinheiro que entrou no caixa (no caso de um comércio);
- a TED que entrou na conta bancária;
- o boleto foi efetivamente compensado e seu valor disponibilizado pelo banco.
Estão excluídas, portanto, vendas a prazo – no cartão de crédito, por exemplo, que só caem em 30 dias ou mais –, boletos que não foram pagos (inadimplentes) e cheques a compensar.
Na parte das despesas, todas as despesas que foram pagas no período são consideradas. A parcela da compra de um equipamento ou veículo, o aluguel pago naquele mês, salários, crédito de benefícios, e por aí vai. Em resumo, se saiu dinheiro do caixa (caixa local ou banco), é considerado.
Nesse sentido, o fluxo de caixa é o formado pela soma das receitas subtraindo as despesas. O saldo final (de cada dia ou do período) é o foco a ser acompanhado, e é simples assim!
Em resumo: fluxo de caixa se baseia em tudo que entra ou sai em dinheiro vivo, ou dinheiro guardado em algum lugar que possa ser movimentado imediatamente!
Acompanhando o resultado pelo fluxo de caixa
Muitas empresas possuem desencontros de caixa frequentes – e isso não necessariamente é um problema.
Definição: desencontro de caixa é quando o dinheiro sai do caixa antes de entrar; ou seja, faltará dinheiro em caixa, que será recuperado de uma aplicação, empréstimo, aporte dos sócios.
Uma empresa de serviços, por exemplo, que receba por seus serviços ao longo do mês (em dias variados) mas pague os salários no dia 5 precisará de dinheiro em caixa no início do mês até que os clientes comecem a pagar pelos serviços. Isso é perfeitamente aceitável. Por outro lado, esse desencontro pode ser um grande vilão em épocas de crise, quando aumenta a inadimplência e diminuem as demandas.
Em um mundo ideal, as empresas receberiam por seus serviços antes de pagar os colaboradores, ou receberiam suas vendas à vista sempre. Mas a prática é um pouco diferente: as grandes empresas, por exemplo, demoram até 90 dias para pagar por serviços realizados, e o comércio é muito dependente de cartões de crédito – muitas vezes parcelado. Veja o que acontece na prática com uma venda parcelada:
- Você compra um produto ao custo de R$100. Você vai pagar por este produto em 30 dias.
- Você o anuncia por R$200, em até 10 x sem juros.
- O produto chega no seu estoque e já é vendido, digamos que no mesmo dia, em 10 x no cartão de crédito.
- Então, ao final dos 30 dias, você deverá pagar os R$100 do fornecedor, e você no mesmo dia receberá R$20 da operadora de cartão, que ainda estará “devendo” para a empresa R$180. (Estamos ignorando as taxas de cartões para simplificar o raciocínio).
Neste cenário, a empresa estará com o saldo do caixa negativo em R$80, pois gastou R$100 e só recebeu R$20. Ela naturalmente não pode esperar mais 5 meses até receber o valor integral do produto, ela precisa comprar novos produtos. Então, ela repete este ciclo, e seu saldo fica negativo até que o fluxo de caixa se equilibre.
Esta fase inicial de fluxo de caixa negativo é considerada a fase de investimento. É fácil imaginar que este é um dos pontos pelos quais as empresas que precisam crescer buscam investimento ou empréstimos: sem o capital adiantado, não há como comprar produtos e oferecer prazo de pagamento aos clientes, e por isso o ritmo de crescimento é mais lento. Mas vamos explorar mais este assunto de capitalização em outro post.
Bem, voltando aos desencontros de caixa, a meta de um bom diretor financeiro será sempre reduzir a necessidade de capital de giro. Quanto menos dinheiro for preciso girando na conta para que a empresa funciona, melhor. Para isso, a principal ferramenta será trabalhar com os prazos: aumentar os prazos de compra de produtos e diminuir os prazos de recebimento das vendas.
Assim, quando se fala em gerenciar o caixa, estamos falando em garantir que haja dinheiro suficiente para que as despesas não atrasem.
A sobra de caixa e o lucro
Em empresas de sustento próprio, ou com gestão muito amadora, a “sobra de caixa” é tida como “lucro”, e é distribuída ou sacada como tal. Essa pode ser uma falha traiçoeira na gestão de uma empresa à medida que a operação ganha corpo.
Quando falamos em sobra de caixa, antes que isso se torne lucro líquido efetivamente, é preciso entender qual será a necessidade de capital da empresa no próximo ciclo de faturamento.
Por exemplo: se sua empresa de serviços tem faturamento mensal recorrente, e o vencimento das cobranças fica ao redor do dia 15 ou 20, você terminará o mês com bastante dinheiro em caixa. Isso porque você já pagou os salários no início do mês, e recebeu dos clientes no final. Porém, este dinheiro não pode ser sacado em sua totalidade: parte dele deve ser destinado a cobrir os primeiros 15 ou 20 dias de despesas do próximo mês, e somente o excedente deste valor é que poderá ser considerado lucro líquido.
Esta confusão é, sem dúvida, um dos grandes fatures que prejudicam as empresas em épocas de crise. Se a inadimplência aumentar, por exemplo, a sobra de caixa também diminui. Então, se as retiradas acontecem a partir das sobras, e os valores forem mantidos no mesmo nível de antes, aos poucos a empresa ficará sem dinheiro para operar. A consequência clara serão atrasos aos fornecedores, atrasos de impostos e, finalmente, atrasos de salário.
Portanto, a boa gestão do fluxo de caixa depende de uma regra simples: não confundir sobra de caixa com lucro ou dividendos!
Se você tiver um bom sistema de gestão, ele poderá informar para você facilmente qual é este valor, e você poderá fazer uma retirada com mais segurança. Caso você não tenha, uma planilha de Excel bem estruturada com sua projeção de caixa poderá fazer o trabalho.
A fórmula é simples: você deve projetar o seu fluxo de caixa para os próximos 30 dias, dia a dia, e ver qual é o menor saldo acumulado possível. Esta é sua necessidade de caixa, e o excedente pode ser movimentado com alguma segurança.
Agora, entenda como o fluxo de competência é diferente do fluxo de caixa no segundo artigo da série!
Gestão por Fluxo de Caixa ou Fluxo de Competência – Parte 2
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]]>O post Configurando a Cielo para Recebimentos apareceu primeiro em Tático ERP.
]]>Para os pagamentos recorrentes, utilizamos a tecnologia de token, que garante a possibilidade da cobrança recorrente sem a necessidade da armazenagem do número de cartão de crédito no banco de dados da empresa. Isso faz com que o sistema cumpra as normas internacionais de segurança e ainda assim possibilita a operação da empresa.
Configurando a Cielo para Homologação
Após solicitar a habilitação do e-commerce da Cielo, você será solicitado a criar um pagamento no valor de R$1,00 para testes. Siga os passos abaixo para tornar isso possível.
Importante: é necessário que sua extranet já esteja habilitada. Caso você ainda não possua o serviço, entre em contato com seu suporte comercial para ativá-lo!
- Acesse a rotina 357 – Cadastro de Tipo de Recebimento e crie um novo tipo, que será usado em seu e-commerce. Neste tipo, defina o centro de custo e a conta contábil, a moeda, e preencha os parâmetros da Cielo.
- Aqui, você também poderá configurar o token do Boleto Fácil se utilizar o serviço, e é também aqui que você vai selecionar a conta bancária para geração de boletos no e-commerce se for o caso.
- Depois disso, crie um pacote de serviços que utilize este tipo de recebimento. Independentemente de cobrar por produtos ou serviços, esta é a forma mais ágil de cadastrar um teste na Cielo. Este pacote, conforme instruções da Cielo, deve ter o valor de R$1,00 (este valor você irá colocar na Adesão).
- Ao salvar o pacote, o campo “URL para Contratação” será preenchido com uma URL válida. Esta URL deve ser enviada para o suporte da Cielo para que eles façam a homologação do serviço.
Agora é só aguardar a homologação da sua loja para que ela esteja ativa!
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A dica de hoje bem é simples mas que vai deixar o processo de cadastro de uma recorrência bem mais rápida.
Lançar uma recorrência em contas a pagar é bem fácil, o Tatico ERP é bem intuitivo então não tem como errar, mas como aqui na GHN nós sempre buscamos facilitar ainda mais para nossos clientes, vamos dar a dica mestre para cadastrar essa recorrência de uma forma um pouco mais automática. : )
Quando você precisar lançar uma conta a pagar recorrente, basta abrir a opção 9 no Tatico ERP, clicar em “Novo” e “Recorrência“, como mostra a imagem acima. Uma tabela será aberta na mesma janela, onde você vai informar o valor, a quantidade de parcelas e a data do primeiro pagamento e clicar em “Preencher Parcelas“.
Mas vamos mostrar uma outra forma de informar esses dados. \o/
Ao clicar em “Novo” você terá que preencher as informações desta conta a pagar, na linha “Descrição” você poderá informar o número de parcelas que o Tatico ERP reconhecerá na tabela de recorrência, como mostramos na imagem acima, no exemplo ficou assim: TESTE (descrição da cobrança) – 1/12 (número de parcelas), após clicar em recorrência, os dados já estarão preenchidos. Fácil né?
Caso você siga com dúvidas ou tenha alguma sugestão, entre em contato conosco através do e-mail suporte@taticoerp.com.br e se ainda não conhece nossos serviços, acesse nosso site.
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