Existe um termômetro muito comum para a existência de um problema na gestão de dados: o “período do fechamento”. Se a sua empresa usa daquelas famosas “noites de fechamento”, demora 15 dias (ou mais!) para entregar o resultado do mês anterior, ou mesmo se já existe uma plaquinha de acrílico para colocar na porta do setor administrativo com os dizeres “Período de fechamento – ME ERRA”, você deve ter plena consciência de que algo precisa ser melhorado na gestão da informação.

É natural que, durante o crescimento, o foco do empreendedor ou gestor seja crescer. Crescer, a olhos nus, significa vender mais e conseguir entregar o que vende. É simples. Mas a gestão da informação pode ter um impacto significativo no curto, no médio e no longo prazo!

Neste artigo, busquei elencar 5 dos principais motivos de você pensar seriamente em trocar os “períodos de fechamento” pela “gestão em tempo real” na sua empresa.

Motivo 1: Economia de tempo

Por mais clichê que isso soe, o tempo é, de fato, sua unidade mais limitada. Você não consegue criar horas no seu dia nem diminuir a velocidade com que o resto do mundo caminha.

Um ERP bem implantado gerará muita economia de tempo para toda a equipe, pois as informações estarão disponíveis em tempo real para a tomada de decisões. Como o sistema interliga todas as áreas da empresa em uma única plataforma, não há risco de cruzamentos de dados resultarem em algo inconsistente!

Motivo 2: Integridade das informações

Todos nós confiamos no Excel. Talvez o Excel seja a ferramenta mais relevante já criada pela Microsoft, certo?! Mesmo assim, se cada setor criar suas próprias planilhas e alguém “consolidar” os resultados depois, quanto confiáveis serão estes dados?

Pare para pensar na volatilidade de uma planilha: imagine que em meio a uma planilha com 12 meses e 50 linhas de classificação (600 células de valores, portanto), um valor – apenas um – ficou errado. Ao invés de 100, digitaram 1000 por exemplo, ou 10. Ou esbarraram no delete e apagaram o valor.

Agora, imagine que esta planilha é parte de uma planilha maior, que compila os resultados, e esta envia os resultados para ainda outra planilha, que cruza tudo e exibe o resultado da empresa. Aquela “uma” célula errada vai impactar em toda a “cadeia” de informação, que servirá de base para tomar decisões imprecisas por consequência.

Motivo 3: Segurança da Informação

Em tempos de LGPD e turnover em alta, manter a informação segura deve ser uma prioridade para qualquer empresa. Um ERP resolve este problema “travando” a informação dentro de uma base de dados segura, protegida por usuário e senha e criptografada. Assim, ao invés da informação estar no “arquivo” da empresa, ou na pasta da rede, ela está dentro de um sistema.

O banco de dados de um ERP ainda possui backups e outras estruturas que garantem que o dado nunca mais se perca. Portanto, a informação está segura à prova de problemas internos e externos!

Motivo 4: Poder focar no que é importante

Parece clichê, mas a vida de todo gestor passa pelo mesmo ciclo: a produtividade morre numa planilha de Excel. Quanto tempo, afinal, você passa cruzando dados de outros setores para obter o número que você quer?

Isso muda com um software integrado por uma questão bem simples: apesar de o registro dos dados acontecer de forma parecida (input manual, muitas vezes), a compilação destes dados vira um relatório pronto no sistema – seja em PowerBI, PDF ou cubo de decisão.

Com isso, o gestor poderá focar no que realmente é importante: interpretar o número, e não “chegar nele”.

Motivo 5: Gestão da Informação

Gerenciar a informação significa garantir que a informação existe e é registrada corretamente, estando disponível quando quer que a pessoa certa precise dela. Um ERP será um grande centralizador de tudo o que acontece na empresa.

Com isso, você garantirá uma fonte única de registro e armazenagem dos dados, tornando mais simples a gestão das informações da sua empresa!

O resumo: o ERP é uma fonte precisa de informação

Com tantas ferramentas surgindo, é natural que a empresa utilize múltiplas ferramentas pra gerenciar seu trabalho. Porém, depois de um determinado tamanho de empresa, as múltiplas ferramentas acabam descentralizando todos os dados da empresa – e reuni-los depois pode se tornar uma tarefa bastante difícil!

Portanto, reforçando o que comentamos no começo: há um momento certo para contratar um ERP. Este momento é quando você perde muito tempo consolidando dados para, então, fazer uma análise do que está acontecendo na sua empresa.

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É natural que grandes operações (com “terabytes de dados”) operem localmente, pois a infra em cloud ainda seria onerosa para este nível de dados. Mas isso não se aplica à maioria das empresas brasileiras – inclusive algumas de grande porte! Em geral, um bom ERP estruturado em um bom cloud fará muito bem o seu papel, trazendo ganhos reais para a operação da sua empresa.

Perigoso?! Por quê?

A ideia de servidor local sempre trouxe segurança – “os dados estão na minha casa”. Ter um servidor local significa que ninguém acessa seus dados, ninguém sabe da sua empresa e, portanto, você está mais seguro. Certo? Talvez não.

Vamos comprar esta ideia ao clássico “dinheiro no colchão”. O que acontecerá se, ao invés de usar um banco, você guardar o seu dinheiro no colchão? Podemos enumerar alguns pontos:

1. O dinheiro vai se desvalorizar com o tempo, diminuindo seu poder de compra.
2. Se você tiver um problema simples na sua casa, como um vazamento da caixa d’água, você pode perder uma boa quantia daquele dinheiro!
3. Alguém mal intencionado que acabe tendo acesso àquele dinheiro pode acabar causando alguns transtornos – numa alternativa bem ortodoxa, você contrata um segurança para “cuidar fisicamente” do seu dinheiro.
4. Se você estiver viajando e precisar de dinheiro, o que você vai fazer? Pedir para alguém colocar em um envelope e viajar para te entregar em mãos?

E com seus servidores locais?

1. Você vai precisar, sempre, investir em novos hardwares e atualizações de software, pois novos vírus e ameaças surgem a todo instante. Portanto, ou você fica obsoleto, ou você investe periodicamente na atualização da sua infraestrutura.
2. Um problema físico pode custar muito caro para você! Imagine que a sua empresa tem uma descarga elétrica, um curto circuito ou mesmo um vazamento de água depois de uma chuva? Você poderá perder dados históricos – inclusive que devem ser armazenados, pela lei, por pelo menos 5 anos.
3. Você precisará de profissionais de infraestrutura de TI, mesmo que este não seja o seu “core”.
4. Se você precisar acessar seus dados de fora, em outra loja ou da sua casa (por exemplo), você ainda precisará investir em uma conexão de alta confiabilidade e segurança.

E os backups?

Tal como o Banco Central garante a existência do seu dinheiro no banco através do depósito compulsório e outras medidas, o seu fornecedor de ERP em cloud também cuidará do seu backup. Isso garantirá que, mesmo que o datacenter pegue fogo (o que tem uma chance real bastante baixa), seus dados continuarão seguros! E você não precisa se preocupar com nada disso.

O ERP em cloud é mais leve – e não é nem pelo “custo”

Vamos olhar para o ERP instalado em uma nuvem agora. O que acontece é que toda a sua infraestrutura local se transforma meramente em um “meio de acessar suas informações”. Se um computador estragar, basta usar o do lado. Se você estiver “sem” um computador, basta comprar um novo – no varejo mesmo. Em poucos minutos você está conectado e trabalhando novamente.

Esta tranquilidade traz agilidade para os negócios, que não precisam mais do que um computador e uma conexão simples de internet – pode ser um ADSL doméstico – ao invés de um computador específico, com acesso via rede segura, para talvez conseguir chegar lá.

O mercado não está mudando, ele já mudou. Pare para pensar: suas fotos e vídeos estão na nuvem (mesmo aquelas mais pessoais), seus documentos no Google Drive ou OneDrive e sua agenda está no Office 365. Talvez esteja na hora de parar de se preocupar com o ar condicionado que refrigera a sala de servidores da sua empresa!

Se você for do ramo moveleiro, veja outras dicas de como escolher seu ERP neste ramo.

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