Por que atualizar seus contratos?

Um erro muito comum das empresas é não atualizar seus contratos anualmente. Isso é um problema grave no caso de países como o Brasil. Como temos uma inflação de cerca de 6% ao ano, em dois ou três anos um contrato chega a perder 20% do seu valor! Isso deteriora a capacidade da sua empresa de honrar com seus compromissos como salários e reinvestimentos.

Imagine, por exemplo, que em janeiro de 2016 você fechou um contrato de R$10.000/mês para a prestação de 100h/mês de serviços – ou seja, R$100/hora. Em um cálculo rápido, usando o IGP-M como base, Este valor em janeiro de 2019 deveria ser de R$11.460/mês. São 14,68% de índice acumulado!

Em geral, empresas de serviço que não atualizam seus contratos percebem uma falta de capital de giro a partir do 3º ano de contratos ativos. E reajustar de forma acumulada pode ser prejudicial para o relacionamento com o cliente: ninguém aceita um reajuste repentino de 14%, afinal!

Como fazer o cálculo?

Seus contratos possuem datas de vigência diferentes, e por isso o índice nunca é fixo, certo?! Neste caso, é preciso “acumular” o índice de reajuste mensalmente – e isso não é feito simplesmente somando os percentuais. Para acumular o índice, é preciso fazer o seguinte cálculo, mês a mês:

= (1 + IndAnt) * (1 + IndAtu)

Onde:

• IndAnt = Índice Anterior (por exemplo, do mês anterior ou o acumulado até o mês anterior)
• IndAtu = Índice do mês atual)

Vamos a um exemplo. Acesse http://www.portalbrasil.net/igpm.htm e veja a tabela. Pegue o índice de janeiro e fevereiro e aplique na fórmula, e compare com a coluna “índice acumulado no ano”. : )

Este site, inclusive, tem um facilitador: ele já traz o índice acumulado nos últimos 12 meses. Portanto, se você reajusta a cada 12 meses, basta consultar o índice dos últimos 12 meses conforme a vigência. Você precisará fazer isso contrato a contrato. Note, porém, que no segundo ano não bastará somar o índice de 12 meses com o índice dos outros 12. É preciso acumular o índice usando a fórmula acima (mês a mês).

Suponha, por exemplo, que o contrato precisou ser reajustado em junho de 2018 e junho de 2019 (portanto, com índices até maio precedente).

• IGP-M 12 meses em maio/2018: 4,2712%
• IGP-M 12 meses em maio/2019: 7,6587%

Neste caso, o reajuste não será de 11,9299% (somando os dois índices), mas sim de 12,257% – pois o índice foi acumulado. Neste caso, inclusive, não é possível usar a fórmula anterior para somar os dois índices – é preciso aplicá-la mês a mês.

Calculadora de índice acumulado

Se você não possui um sistema que reajusta seus contratos automaticamente pelos principais índices do banco central, você pode usar esta calculadora de reajuste. Você vai ter um bocado de trabalho para reajustar tudo, mas ainda assim é mais fácil do que acumular o índice manualmente.

O jeito mais fácil

Atualmente existem sistemas para todos os níveis de empresa que podem ajudar esta gestão. No longo prazo, ela é imprescindível. Aqui vão algumas sugestões de sistemas:

• Se você fatura até R$1mi/ano, o TinyERP é uma ótima opção. Ele fará o básico para sua empresa.
• Se você fatura de R$1 a R$15mi/ano, o Nimbly é uma opção mais robusta. Ele poderá entregar relatórios customizados e ferramentas avançadas de gestão financeira.
• Se você fatura acima disso, converse conosco. O Tático ERP pode ser a ferramenta que você está procurando para simplificar a sua gestão de maneira geral!

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• Netflix, onde você paga uma mensalidade ao invés de pagar por filme alugado;
• Spotify, que transmite músicas ao invés de fazer você comprar álbuns;
• Softwares de gestão, que antes eram vendidos por licença perpétua ou anual e agora são vendidos como assinatura.
• Office, um dos melhores exemplos de mudança para SaaS (agora é possível assinar o Office mensalmente ao invés de comprar a licença de uso)

O mercado de receitas recorrentes não se aplica somente aos softwares. Servidores cloud (PaaS) e muitos outros negócios passaram a ser oferecidos neste formato (Iaas, por exemplo). E esta oferta acabou criando uma demanda de indicadores diferente da anterior. Ao invés de medir licenças renovadas, por exemplo, mede-se agora o ARR e o Churn.

Neste artigo, vamos explorar o que são cada um dos indicadores. Se você já os conhece, role até o final do artigo e baixe a planilha agora mesmo! : )

Entenda os termos e indicadores

• LT (lifetime): o LT representa o “tempo de vida” do cliente, e é medido em meses. É uma métrica muito importante para empresas que oferecem serviços recorrentes. Ele serve para você planejar seu fluxo de caixa, pois indica quanto tempo aquele cliente será seu cliente. Lembre-se: o cliente sempre tem um tempo de vida, nem que seja de 5 anos. Para medir isso, basta olhar para seus contratos atuais e tirar uma métrica.
• MRR (monthly recurring revenue): a “receita recorrente mensal” é o valor da mensalidade que o cliente paga. No caso do MRR “da empresa”, significa a soma de todas as receitas recorrentes mensais que a empresa possui. Para calcular este valor, exclua valores de projetos e outras receitas variáveis. Aqui, somente a receita fixa deve ser considerada.
• ARR (annual recurring revenue): é o MRR multiplicado por 12, ou seja, projetado para os próximos 12 meses.
• CAC (custo de aquisição do cliente): o CAC é quanto custou para adquirir cada cliente. No caso de empresas SaaS, o CAC correto considerá todos os custos do setor comercial desde o início da operação (ou campanha), e não somente o custo mensal. A ideia é simples: você não adquire um cliente somente com o que você gasta “este mês”. Você o adquire depois de interagir com ele via site, mídias sociais, eventos e etc.. Portanto, para o CAC, as despesas comerciais “desde sempre” devem ser consideradas. E ele é um indicador imprescindível: ele indica “quanto custa adquirir um novo cliente”. Se você estiver buscando investimento, por exemplo, você pode se basear no CAC para dizer que “com X milhões eu conseguirei Y clientes”.
• LTV (lifetime value): o “valor no tempo de vida” do cliente é o valor que um cliente gera enquanto ele é cliente da empresa. É expresso em valor monetário, e indica o valor bruto entrante após o fechamento do negócio.
• LTV / CAC: este é, talvez, o indicador mais importante de qualquer empresa SaaS: dividindo o LTV pelo CAC, obtem-se a razão de quanto dinheiro retorna a cada real gasto com vendas. Um número saudável aqui é acima de 3.
• Ticket médio: é o valor mensal médio pago por cada cliente. A conta é MRR total dividido pelo número de clientes. É importante compará-lo ao ticket médio novo, para entender se você está vendendo com um ticket maior, igual ou menor ao seu ticket médio atual.

Bem, estes são os indicadores mínimos que você deveria considerar em sua gestão! Se você tiver um bom sistema de gestão, como o Tático ERP para SaaS, estes números serão gerados automaticamente pelo próprio registro das informações. Mas caso você não possua, baixe a planilha disponível abaixo e comece a preenchê-la hoje mesmo. : )

Baixar a planilha

Preencha o formulário abaixo e baixe a planilha para controlar seus indicadores SaaS.

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Serão também considerados todos os itens consumidos no caso de itens do tipo Consumíveis por Período (nos outros tipos, este ponto será ignorado).

Faturamento antecipado

Através desta rotina, portanto, é possível antecipar o faturamento dos contratos (por exemplo). Suponha que você comece a faturar seus contratos no dia 20 do mês anterior, para que haja tempo hábil de enviar via correio todas as faturas. Neste caso, mesmo estando no dia 20 do mês anterior, você fará o faturamento com base no dia 1º do mês seguinte.

Nota importante: a data de emissão do RPS e Nota Fiscal (NFS-e) é considerada a data de envio para a prefeitura. Portanto, caso o faturamento seja antecipado, a nota fiscal será também antecipada.

Você pode aprovar 1, N ou todas as faturas da tela.

Após aprovadas, solicitações de nota fiscal são geradas como Aguardando Aprovação, e devem ser manipuladas pela rotina de Gestão de Notas Fiscais (Financeiro).

Caso uma Nota Fiscal seja cancelada, sua fatura permanece gerada. Desta forma, uma nota fiscal cancelada é uma cobrança que não será mais feita. Caso a cobrança deva ser postergada (para o período seguinte, por exemplo), ela deve ser mantida em aberto na tela de Faturamento de Contratos.

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Praticamente todos os campos do contrato são importantes.

Você pode definir um contrato com endereço de atendimento diferente de endereço de faturamento. Aliás, você pode inclusive definir que o faturamento de um contrato para outra pessoa (exemplo: matriz e filial como clientes). O campo de descrição é usado para diferenciar o contrato, por isso preencha com uma informação que agregue alguma informação.

No tipo do contrato são configurados Centro de Custo e Conta Contábil (de Origem) a serem usados na Nota Fiscal.

Os impostos para a Nota Fiscal são configurados no Contrato, e a Cidade do serviço é retirada do endereço do cliente.

A Nota Fiscal só será emitida caso o item possua um “Item na Lista de Serviços” devidamente configurado. Caso contrário, o faturamento gerará apenas uma pendência financeira a receber.

Configure a Conta Bancária para permitir a geração do boleto bancário. Caso a conta não seja configurada, o boleto não será gerado.

O contrato possui uma data de vigência (início e fim), sendo o fim não obrigatório. Caso este não esteja preenchido, o contrato é considerado “sem fim”. A vigência do item tem precedência, ou seja, se ela estiver preenchida, a vigência do contrato é colocada em segundo plano. Caso um item não possua vigência definida (mensalidade de manutenção por tempo indeterminado, por exemplo), deixar este campo em branco.

Cada item do contrato pode ser dos seguintes tipos:

1. Recorrente Pró-rata: este item é um item de faturamento recorrente, ou seja, seu faturamento ocorrerá de tempos em tempos. Seu valor deve ser correspondente ao período de faturamento (por exemplo: se o contrato será faturado mensalmente, o valor deste item deve ser correspondente ao período de 1 mês). No momento do faturamento, este item terá seu valor proporcionalmente calculado de acordo com sua vigência versus período faturado. Por exemplo: se a vigência do item está a partir de 16/setembro, na fatura mensal de 1/outubro este item será faturado com 50% do valor, pois será feito o cálculo 15/30 (15 dias de uso do contrato para 30 de fatura). Este é o único tipo de item que calcula o valor proporcional.
2. Consumível por Período: este tipo de item prevê que a quantidade de item pode ser consumida em determinado período. Caso ela não seja, o item será cobrado de acordo com seu valor normal (Qtde. *  Vlr. Unitário). Caso a quantidade consumida exceda a quantidade contratada, o campo Valor Excedente será usado para calcular a diferença de valor, aplicado à parcela o valor integral (Cálculo: (Qtde  * Vlr Unitário + (QtdeConsumida – Qtde) * Vlr. Uni. Excedente). Não é feito o cálculo pró-rata neste item, independentemente de sua vigência.
3. Consumível acumulado: este tipo de item não é faturado. Ele deve ser usado para o caso de uma contratação pontual de horas, em que há um pagamento pela compra de uma determinada quantidade de um serviço (por exemplo, horas de consultoria) e este item vai sendo consumido ao longo do tempo. O faturamento deste item deve ser feito à parte, manualmente, pelo módulo Financeiro.
4. Fixo: item a ser usado caso haja um evento fixo ou pontual a ser cobrado dentro de um contrato (por exemplo, ou uma taxa mensal que não deva ser proporcional à vigência). O item fixo pode ter data de início/fim de vigência no mesmo dia, e será faturado integralmente no período em que pertencer (sem pró-rata). Caso um item fixo tenha vigência de 2 meses, ele será faturado nos dois meses.

O contrato também deve ter suas datas de faturamento configuradas, a saber:

1. Sob demanda: não haverá faturamento automático do contrato; ele deverá ser feito manualmente pelo módulo Financeiro.
2. Diário: efetua o faturamento diário, ou seja, gera uma NF por dia de contrato. Na maioria dos casos, este tipo não se aplica.
3. Semanal: quando o faturamento ocorre a toda semana, em um ou mais determinados dias da semana (por exemplo, todo domingo). O período a ser faturado será, sempre, até o “Dia da Fatura – 1” (ou seja, se a fatura for toda segunda-feira, o dia final será sempre o domingo que antecede aquela segunda-feira), com início sempre no dia da fatura anterior (ou seja, será sempre de segunda a domingo). Deve ser determinado o dia da semana neste caso.
4. Dia do mês: o tipo mais comum. Quando o faturamento acontece em um ou mais dias determinados do mês (exemplo: todo dia 1º, ou todo dia 10, 20 e 30). Aqui uma nota importante: o dia 30 será convertido sempre em último dia do mês. Ou seja, em fevereiro será 28 ou 29, e no restante dos meses será 30 ou 31. Se pegarmos como exemplo o dia 1º, teremos que a fatura considerará sempre o mês anterior integralmente. É preciso especificar, portanto, qual é o dia do mês nesta modalidade.
5. Dia do ano: para faturas anuais. Deve ser determinado o dia do mês e o mês em que deverá acontecer o faturamento.

Importante: você não pode misturar os tipos de datas de faturamento. Ou seja: um mesmo contrato não pode ter um faturamento mensal e outro anual. Porém, você pode ter mais de um faturamento no mesmo contrato (exemplo: por dia do mês no dia 15 e no dia 30).

Exemplos de situações e como configurá-las:

Mensalidade de manutenção

1. Criar um item correspondente à mensalidade, do tipo “Recorrente pró-rata”, e com a vigência do contrato (exemplo: 01/03/2012 a 01/02/2013).
2. Criar uma data de faturamento por mês, para o dia 1º.

Serviço com valor fixo (não proporcional à vigência)

1. Criar um item correspondente à mensalidade, do tipo “Fixo”, e com a vigência do contrato normal.
2. Configurar as datas de faturamento.

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