O faturamento de contratos do Tático ERP é bastante simples de usar, mas permite várias combinações de itens e, por isso, pode ser um pouco complexo no início. Por isso, este artigo deve ser lido com bastante calma e, preferencialmente, seus conceitos devem ser aplicados imediatamente.
Praticamente todos os campos do contrato são importantes.
Você pode definir um contrato com endereço de atendimento diferente de endereço de faturamento. Aliás, você pode inclusive definir que o faturamento de um contrato para outra pessoa (exemplo: matriz e filial como clientes). O campo de descrição é usado para diferenciar o contrato, por isso preencha com uma informação que agregue alguma informação.
No tipo do contrato são configurados Centro de Custo e Conta Contábil (de Origem) a serem usados na Nota Fiscal.
Os impostos para a Nota Fiscal são configurados no Contrato, e a Cidade do serviço é retirada do endereço do cliente.
A Nota Fiscal só será emitida caso o item possua um “Item na Lista de Serviços” devidamente configurado. Caso contrário, o faturamento gerará apenas uma pendência financeira a receber.
Configure a Conta Bancária para permitir a geração do boleto bancário. Caso a conta não seja configurada, o boleto não será gerado.
O contrato possui uma data de vigência (início e fim), sendo o fim não obrigatório. Caso este não esteja preenchido, o contrato é considerado “sem fim”. A vigência do item tem precedência, ou seja, se ela estiver preenchida, a vigência do contrato é colocada em segundo plano. Caso um item não possua vigência definida (mensalidade de manutenção por tempo indeterminado, por exemplo), deixar este campo em branco.
Cada item do contrato pode ser dos seguintes tipos:
- Recorrente Pró-rata: este item é um item de faturamento recorrente, ou seja, seu faturamento ocorrerá de tempos em tempos. Seu valor deve ser correspondente ao período de faturamento (por exemplo: se o contrato será faturado mensalmente, o valor deste item deve ser correspondente ao período de 1 mês). No momento do faturamento, este item terá seu valor proporcionalmente calculado de acordo com sua vigência versus período faturado. Por exemplo: se a vigência do item está a partir de 16/setembro, na fatura mensal de 1/outubro este item será faturado com 50% do valor, pois será feito o cálculo 15/30 (15 dias de uso do contrato para 30 de fatura). Este é o único tipo de item que calcula o valor proporcional.
- Consumível por Período: este tipo de item prevê que a quantidade de item pode ser consumida em determinado período. Caso ela não seja, o item será cobrado de acordo com seu valor normal (Qtde. * Vlr. Unitário). Caso a quantidade consumida exceda a quantidade contratada, o campo Valor Excedente será usado para calcular a diferença de valor, aplicado à parcela o valor integral (Cálculo: (Qtde * Vlr Unitário + (QtdeConsumida – Qtde) * Vlr. Uni. Excedente). Não é feito o cálculo pró-rata neste item, independentemente de sua vigência.
- Consumível acumulado: este tipo de item não é faturado. Ele deve ser usado para o caso de uma contratação pontual de horas, em que há um pagamento pela compra de uma determinada quantidade de um serviço (por exemplo, horas de consultoria) e este item vai sendo consumido ao longo do tempo. O faturamento deste item deve ser feito à parte, manualmente, pelo módulo Financeiro.
- Fixo: item a ser usado caso haja um evento fixo ou pontual a ser cobrado dentro de um contrato (por exemplo, ou uma taxa mensal que não deva ser proporcional à vigência). O item fixo pode ter data de início/fim de vigência no mesmo dia, e será faturado integralmente no período em que pertencer (sem pró-rata). Caso um item fixo tenha vigência de 2 meses, ele será faturado nos dois meses.
O contrato também deve ter suas datas de faturamento configuradas, a saber:
- Sob demanda: não haverá faturamento automático do contrato; ele deverá ser feito manualmente pelo módulo Financeiro.
- Diário: efetua o faturamento diário, ou seja, gera uma NF por dia de contrato. Na maioria dos casos, este tipo não se aplica.
- Semanal: quando o faturamento ocorre a toda semana, em um ou mais determinados dias da semana (por exemplo, todo domingo). O período a ser faturado será, sempre, até o “Dia da Fatura – 1” (ou seja, se a fatura for toda segunda-feira, o dia final será sempre o domingo que antecede aquela segunda-feira), com início sempre no dia da fatura anterior (ou seja, será sempre de segunda a domingo). Deve ser determinado o dia da semana neste caso.
- Dia do mês: o tipo mais comum. Quando o faturamento acontece em um ou mais dias determinados do mês (exemplo: todo dia 1º, ou todo dia 10, 20 e 30). Aqui uma nota importante: o dia 30 será convertido sempre em último dia do mês. Ou seja, em fevereiro será 28 ou 29, e no restante dos meses será 30 ou 31. Se pegarmos como exemplo o dia 1º, teremos que a fatura considerará sempre o mês anterior integralmente. É preciso especificar, portanto, qual é o dia do mês nesta modalidade.
- Dia do ano: para faturas anuais. Deve ser determinado o dia do mês e o mês em que deverá acontecer o faturamento.
Importante: você não pode misturar os tipos de datas de faturamento. Ou seja: um mesmo contrato não pode ter um faturamento mensal e outro anual. Porém, você pode ter mais de um faturamento no mesmo contrato (exemplo: por dia do mês no dia 15 e no dia 30).
Exemplos de situações e como configurá-las:
Mensalidade de manutenção
- Criar um item correspondente à mensalidade, do tipo “Recorrente pró-rata”, e com a vigência do contrato (exemplo: 01/03/2012 a 01/02/2013).
- Criar uma data de faturamento por mês, para o dia 1º.
Serviço com valor fixo (não proporcional à vigência)
- Criar um item correspondente à mensalidade, do tipo “Fixo”, e com a vigência do contrato normal.
- Configurar as datas de faturamento.
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