Gerenciar as finanças e fazer o fechamento financeiro de cada projeto é muito importante para a saúde da empresa. Sem entender o resultado real de cada projeto, a empresa corre o risco de financiar um projeto com o lucro do outro – o que pode levar a problemas financeiros sérios!

Neste artigo, vamos explorar alguns requisitos que podem ser avaliados ao buscar um software para agências de trade marketing.

Ponto 1. Pense nos pagamentos

Independente do tamanho da sua agência, uma agência de trade tende a ter um volume alto de pagamentos mensalmente. Freelancers, promoters e fornecedores podem se multiplicar exponencialmente em épocas de festas como páscoa ou natal. Por isso, é imprescindível ter um sistema eficiente para realizar os pagamentos.

A eficiência de um sistema pode se dar de N formas. Atualmente, com o sistema bancário clássico, a recomendação é buscar um sistema capaz de gerar arquivos de pagamento em lote (CNAB). Estes arquivos podem ser importados no internet banking e farão o lançamento dos pagamentos em massa, evitando o trabalho manual.

O oposto disso seria fazer os lançamentos manualmente. Mesmo que o volume seja baixo (digamos, 20 ou 30 pagamentos), a chance de erro é enorme. E digitar um “0” a mais ou a menos na hora de lançar o pagamento no site do banco pode mudar todo o seu resultado da ação.

Ponto 2. O fluxo de reembolsos

Reembolsos serão uma rotina recorrente. Você precisará reembolsar pequenas despesas dos promoters ou supervisores, afinal o inesperado acontece. Portanto, programe-se para ter um sistema que permita que os supervisores ou o gestor geral lance solicitações de pagamentos. Um fluxo de aprovação poderá ser um ponto legal aqui também, já que várias pessoas farão estes lançamentos!

Ponto 3. Os resultados

Ainda que você não vá ter um volume alto de emissão de notas, ter um sistema que integre a emissão de notas e boletos é crucial para que você consiga chegar na parte mais importante: obter os resultados individualmente, por projeto.

Toda empresa pode operar meramente olhando “o que sobra na conta bancária”. Porém, no caso de agências de trade, é imprescindível entender o resultado real de cada operação. Isso porque um contrato mal negociado pode “roubar” o lucro de todos os outros.

O Tático é um sistema completo para a gestão administrativa (back office) de agências de trade marketing. Você terá uma análise completa, detalhada e robusta de toda sua operação, e sem comprometer o dia a dia da sua equipe. Entre em contato conosco e entenda melhor!

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Por que atualizar seus contratos?

Um erro muito comum das empresas é não atualizar seus contratos anualmente. Isso é um problema grave no caso de países como o Brasil. Como temos uma inflação de cerca de 6% ao ano, em dois ou três anos um contrato chega a perder 20% do seu valor! Isso deteriora a capacidade da sua empresa de honrar com seus compromissos como salários e reinvestimentos.

Imagine, por exemplo, que em janeiro de 2016 você fechou um contrato de R$10.000/mês para a prestação de 100h/mês de serviços – ou seja, R$100/hora. Em um cálculo rápido, usando o IGP-M como base, Este valor em janeiro de 2019 deveria ser de R$11.460/mês. São 14,68% de índice acumulado!

Em geral, empresas de serviço que não atualizam seus contratos percebem uma falta de capital de giro a partir do 3º ano de contratos ativos. E reajustar de forma acumulada pode ser prejudicial para o relacionamento com o cliente: ninguém aceita um reajuste repentino de 14%, afinal!

Como fazer o cálculo?

Seus contratos possuem datas de vigência diferentes, e por isso o índice nunca é fixo, certo?! Neste caso, é preciso “acumular” o índice de reajuste mensalmente – e isso não é feito simplesmente somando os percentuais. Para acumular o índice, é preciso fazer o seguinte cálculo, mês a mês:

= (1 + IndAnt) * (1 + IndAtu)

Onde:

• IndAnt = Índice Anterior (por exemplo, do mês anterior ou o acumulado até o mês anterior)
• IndAtu = Índice do mês atual)

Vamos a um exemplo. Acesse http://www.portalbrasil.net/igpm.htm e veja a tabela. Pegue o índice de janeiro e fevereiro e aplique na fórmula, e compare com a coluna “índice acumulado no ano”. : )

Este site, inclusive, tem um facilitador: ele já traz o índice acumulado nos últimos 12 meses. Portanto, se você reajusta a cada 12 meses, basta consultar o índice dos últimos 12 meses conforme a vigência. Você precisará fazer isso contrato a contrato. Note, porém, que no segundo ano não bastará somar o índice de 12 meses com o índice dos outros 12. É preciso acumular o índice usando a fórmula acima (mês a mês).

Suponha, por exemplo, que o contrato precisou ser reajustado em junho de 2018 e junho de 2019 (portanto, com índices até maio precedente).

• IGP-M 12 meses em maio/2018: 4,2712%
• IGP-M 12 meses em maio/2019: 7,6587%

Neste caso, o reajuste não será de 11,9299% (somando os dois índices), mas sim de 12,257% – pois o índice foi acumulado. Neste caso, inclusive, não é possível usar a fórmula anterior para somar os dois índices – é preciso aplicá-la mês a mês.

Calculadora de índice acumulado

Se você não possui um sistema que reajusta seus contratos automaticamente pelos principais índices do banco central, você pode usar esta calculadora de reajuste. Você vai ter um bocado de trabalho para reajustar tudo, mas ainda assim é mais fácil do que acumular o índice manualmente.

O jeito mais fácil

Atualmente existem sistemas para todos os níveis de empresa que podem ajudar esta gestão. No longo prazo, ela é imprescindível. Aqui vão algumas sugestões de sistemas:

• Se você fatura até R$1mi/ano, o TinyERP é uma ótima opção. Ele fará o básico para sua empresa.
• Se você fatura de R$1 a R$15mi/ano, o Nimbly é uma opção mais robusta. Ele poderá entregar relatórios customizados e ferramentas avançadas de gestão financeira.
• Se você fatura acima disso, converse conosco. O Tático ERP pode ser a ferramenta que você está procurando para simplificar a sua gestão de maneira geral!

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Freelancer: a opção favorita dos designers

Algo que sempre me impressionou é que designers adoram um “freela”. A ideia do freelance é simples: você contrata por “job” (trabalho), acerta um valor fechado e remunera o profissional conforme sua entrega. Existem muitos sites para anunciar jobs inclusive, como o GetNinjas ou o 99freelas.

Prós

Ao contratar um freelancer, a empresa tem uma segurança financeira enorme do processo: o job é contratado com um valor fixo, previamente combinado entre as partes. Com isso, já se sabe de antemão qual o valor final do projeto.

Trabalhar com freelancers também pode ser muito interessante para trazer sempre profissionais diferentes para o ambiente. Por exemplo: se você é uma agência e o seu cliente é um cliente enterprise, ele vai precisar de um foco diferente de uma startup. Trabalhar com freelancers permitirá que você traga pessoas diferentes para jobs diferentes. Essa versatilidade pode ter muito valor – especialmente se você não teria dinheiro para manter várias pessoas dentro da sua equipe.

Contras

O principal problema que observo nos freelancers é a falta de capacidade de entrega. É compreensível. Afinal, ele provavelmente possui um emprego fixo e trabalha nos freelas em seu horário livre. Portanto, o prazo furar é uma possibilidade real.

Outro ponto contra será a falta de envolvimento profundo. Um freelancer não está no dia a dia da empresa, e portanto não absorve as conquistas e os problemas. Sendo neutro em relação ao meio, ele poderá não captar com precisão toda a mensagem!

A disponibilidade do freelancer também será sempre comprometida. Portanto, esteja atento a isso: se você contratar um freelancer, é possível que muitas reuniões sejam feitas “fora do horário comercial”.

Quando contratar um freelancer?

Pessoalmente, gosto de contratar freelancers para jobs pontuais. Jobs que envolvam pouco conceito, e/ou não façam de forma alguma parte do core da empresa, são excelentes para um job externo. É uma ótima forma inclusive de refrescar o ambiente e trazer novas ideias para dentro de casa.

Um case bem clássico que temos aqui são as apresentações de PowerPoint. Apesar de atualmente desenvolvermos internamente, antes usávamos um freelancer externo para isso!

Fixo (PJ ou CLT)

Depois da flexibilização da CLT, o número de contratos PJ cresceu muito. Isso é muito bom para a economia, que se alinha mais com países com ótima economia como Estados Unidos. A ideia é simples: a responsabilidade da sua segurança (em caso de desligamento) ou aposentadoria é inteiramente sua, e não mais da empresa ou do governo.

A CLT, porém, ainda é a favorita para muitos profissionais. Do lado da empresa, a CLT ainda traz mais segurança jurídica. Mas alguns pontos merecem atenção.

Um profissional fixo está sempre disponível para você, e isso é ótimo. No fundo, ao contratar um profissional para sua empresa, você está comprando o tempo dele. Mais do que a experiência prévia, você está comprando dedicação e envolvimento.

Isso é tanto o benefício quanto o problema. A partir do momento que você tem um profissional fixo na sua equipe, sua gestão deixa de ser “pedir respostas” e passa a ser “garantir a dedicação e o envolvimento” dele. Enquanto um freelancer está sempre motivado pelas novidades (sempre há um projeto diferente), dentro da empresa o profissional pode se sentir estagnado. Se um designer trabalhar no mesmo projeto por dois anos, por exemplo, há um grande risco de ele não querer mais estar ali.

Portanto, o desafio de manter um profissional criativo dentro da equipe é manter a novidade em dia! Isso tornará você um gestor de pessoas, ao invés de um “cliente” de atividades técnicas.

Qual conta fazer?

Se você está em dúvida, uma ótima forma de fazer esta avaliação é estudar a alocação de horas da sua equipe – caso você já tenha uma. Estude a alocação do seu designer ou programador em cada projeto, usando uma ferramenta de timesheet integrada ao financeiro (como o Tático). Então compare com o valor que você conseguiria obter aquele job fora (contratando um freela), e a resposta deixará de ser subjetiva. Ao analisar os números você terá certeza de qual caminho seguir!

Se você tem algo a contribuir para o artigo, esteja à vontade para usar o espaço de comentários abaixo!

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O que é projeção financeira?

A projeção financeira é uma previsão das receitas e despesas da empresa projetada por um certo período. O mais comum é a projeção anual com revisão trimestral, mas isso pode variar.

Ela é útil pois permite ao gestor a visualização da saúde financeira da empresa de forma rápida, ao comparar o previsto com o realizado. Se você estiver dentro da previsão, você sabe que está indo para o caminho certo!

Por onde começar?

Até aqui, legal! Mas, como fazer isso? Como antecipar-se a acontecimentos para não ser surpreendido no futuro?

Bem, se você tem um sistema (como o Tático ERP), ou controla suas receitas e despesas, isso se torna um pouco mais fácil. Primeiramente é necessário levantar as despesas e as receitas da empresa. Exemplos de despesas são: salários, encargos, impostos, água, luz, aluguel, comissões, entre outros. Já a receita é o valor que entra no caixa da sua empresa, pago pelo seu cliente. Você pode organizar esses dados no Excel para facilitar.

Se você não tem um sistema, e também não controla as finanças de forma manual, é hora de buscar as movimentações no banco (ou na memória!) e colocar tudo na ponta do lápis para fazer a projeção.

Além do levantamento das despesas fixas, também é necessário saber se a empresa tem intenção de aumentar a equipe, os salários ou até mesmo de fazer uma reforma no escritório. Esses eventos entre outros, devem ser levados em consideração na sua projeção.

Dados levantados! E agora?

Projetando as despesas

Os dados levantados nos dão uma base para informação, e trabalharemos em cima disso. Vamos começar pelas despesas.

Faça uma média mensal dos valores coletados, e projete essa média para o ano. Verifique se nos valores utilizados como base tem algum valor esporádico, que não se repetirá. Por exemplo: Aquisição de computadores. Se você não tem a intenção de aumentar o número de funcionários, pode ignorar essa despesa com computadores, pois não ocorrerá novamente. Por fim, mas não menos importante, coloque os valores dos itens que a empresa tem intenção de comprar/realizar no próximo ano.

Projetando as receitas

Após projetado as despesas, você irá projetar as receitas. É necessário fazer uma análise cautelosa do seu histórico anual. De como o mercado está para o seu produto, e também das épocas sazonais. Por exemplo: em que período seu produto/serviço tem mais demanda? Em quais meses seu faturamento tem reduzido?

A projeção da receita é mais volátil que a das despesas. Você não sabe se vai vender tudo o que planeja, ou se vai receber efetivamente de seu cliente. Ao contrário das despesas, que os boletos não pararão de chegar, rsrsrs. Por isso, é importante projetar as receitas de forma realista.

Diferentes cenários

Há empresas que trabalham apenas com um cenário: aquele que a empresa “acredita”. Entretanto, idealmente você pode trabalhar com diferentes cenários, para o caso de as coisas fugirem do planejado.

Essa questão também vai muito do perfil do gestor, que pode ser: realista, otimista ou pessimista. Dessa forma, é possível trabalhar com os três cenários (pelo menos duas são recomendadas!). Se faça as seguintes perguntas: O que sua empresa realiza hoje? O que ela tem muito potencial de realizar, com um determinado esforço? E se os clientes parassem de pagar?

Os finalmentes

Após ter feito todo esse estudo, é “só” subtrair as despesas da receita, e você terá a consolidação do caixa.

O resultado é o seu saldo de caixa mês a mês, e o saldo acumulado para você entender seu giro necessário. Então, se “em agosto a empresa vai ficar sem caixa”, você conseguirá visualizar com antecedência para reagir quando esse momento chegar.

Também é muito importante fazer o acompanhamento da sua projeção, para garantir que a mesma não esteja equivocada. Caso enxergue alguns furos, não se desespere. Lembre-se que você está bem antecipado, então tem tempo de corrigir.

Agora você já tem as informações necessárias para fazer a projeção da sua empresa. Bora organizar isso aí? E depois de construi-la, lance em seu sistema para fazer o comparativo do previsto versus realizado!

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Definições

Antes de tudo, vamos definir o cenário e o entregável de cada um.

• Generalista: um software generalista, em geral, é um ERP – seja de pequeno ou grande porte. Eles irão atender N segmentos, oferecendo alguns recursos especializados para algumas verticais, mas sempre baseados na mesma “espinha dorsal”. O forte de um software generalista sempre será a gestão da empresa como um todo. Você encontrará ferramentas avançadas de gestão administrativa e financeira e consolidação de resultados. SAP, Oracle, Totvs e o Tático são exemplos de softwares generalistas. Plataformas menores como Conta Azul e Tiny ERP também são generalistas.
• Especialista: já um software especialista oferecerá ferramentas extremamente específicas para a gestão de “um ponto” do seu negócio. Eventualmente, este software sequer cobrirá um setor inteiro, mas apenas “um único problema” do setor. As startups são comuns por fazerem softwares especialistas: elas se focam em “um problema” e o resolvem. Um bom exemplo de software especialista é o HubSpot: as ferramentas de marketing dele são tão avançadas que nenhum software generalista irá atender com a mesma maestria. Ferramentas de PCP (planejamento e controle de produção) também são comumente mais avançadas em softwares especialistas, ainda que os generalistas ofereçam algo.

Tá, mas e como eu escolho?!

Consideração 1: Tamanho (e timing) da empresa

Tudo na vida de uma empresa tem a hora certa. A escolha dos softwares não é diferente. A cada momento do ciclo de vida de uma empresa, a necessidade poderá ser diferente. Entender o momento do ciclo atual da sua empresa será crucial para tomar a decisão correta!

O começo da empresa

Quando a empresa está no início de suas operações, ou possui abaixo de 10 pessoas, por exemplo, as necessidades operacionais são muito maiores do que as gerenciais. Isso porque é mais importante sobreviver e entregar do que gerenciar, certo?! Você não precisa de um padrão realmente, você só precisa de vendas e entregas. Por isso, múltiplas ferramentas especialistas (e baratas!) podem ser um ótimo caminho neste estágio. Um ERP pequeno (Tiny ERP, por exemplo) será mais do que suficiente para você gerenciar seu financeiro e fiscal com maestria!

A exceção do parágrafo anterior poderia ser as indústrias, que desde muito cedo terão necessidades de gestão de matérias primas e estoque. Neste caso, compensa buscar uma solução de ERP mesmo – dê preferencia, neste caso, a um ERP SaaS, que terá baixo custo de investimento, zero demanda de infraestrutura e atenderá você muito bem.

A empresa cresceu!

Já quando a empresa cresce, a necessidade da gestão muda. Com a implantação de uma camada de coordenação e a entrada de mais pessoas, a informação passa a ser tão importante quanto a operação. Os processos começam a ser sistematizados e unificados; e a informação agora precisa ser analisada. Não basta mais vender, é preciso entender se a venda teve uma boa margem. É preciso monitorar o SLA, a entrega, gerenciar as compras. O financeiro precisa separar centros de custo e, eventualmente, até unidades de negócio.

Neste momento, ter múltiplos softwares especialistas garantirá apenas uma boa operação, mas consolidar a informação consumirá muito tempo e esforço de todo o time. Você provavelmente precisará contratar mais pessoas (um time de report, que você chamará de time de performance) que basicamente trabalharão com Excel.

Um software generalista, então, será uma saída interessante. Você até poderá ter pequenas perdas aqui e lá (em relação a softwares especialistas), mas os ganhos no output das informações serão enormes. Se a implantação for bem feita e você tiver consciência, no “D0” (início da implantação), do que você precisará extrair, seus números mais complexos estarão visíveis em tempo real – e não após o “período de fechamento“.

Em resumo: se você é bastante pequeno, esqueça um ERP e procure ferramentas especialistas. Se você está crescendo ou já é grande, procure um software que unifique as informações na mesma plataforma.

Consideração 2: Maturidade da gestão (e dos gestores)

A segunda situação, e talvez a mais importante, seja avaliar a maturidade do time gerencial. Isso porque um software especialista “molda” a sua operação de forma muito específica – no melhor estilo “faça isso que vai dar certo, 10.000 empresas fazem isso ao redor do mundo”. Já em um software generalista, a metodologia se focará muito mais na operação do que no resultado. Os indicadores e relatórios poderão ser customizados de acordo com as necessidades da sua própria empresa. Em geral, os relatórios padrão entregarão “quase” o que você precisa – contraponto o software especialista, que entregará relatórios já prontos e dificilmente oferecerá a possibilidade da customização.

O problema é que as muitas opções oferecidas por um software generalista acabam deixando uma equipe imatura um pouco perdida. É comum, por exemplo, ouvirmos demandas como “eu queria alguns gráficos”, mas sem uma necessidade real de gráficos específicos.

Então, a maturidade do time gerencial é importante para seguir um caminho ou outro. O time gerencial precisa entender suas métricas, saber o que e como quer enxergar. Isso garantirá o sucesso de uma implantação de um software de gestão. Enquanto essa maturidade não for atingida, os softwares especialistas continuarão sendo uma ótima opção!

Os maiores interessados

Por fim, é importante se questionar quem são os maiores interessados em cada cenário. Aqui vai um guia rápido para você definir um caminho fácil.

• Generalista: os maiores interessados serão os gestores estratégicos e táticos (de informação, governança, compliance) ou investidores da empresa, que precisam dos resultados e precisam que eles sejam consistentes.
• Especialista: os maiores interessados serão a camada operacional, pois em geral são ferramentas de fácil aprendizado e que formatam o trabalho das pessoas.

Lembrar dessa diferença é importante. Na hora de implantar um software de gestão integrado, será imprescindível que os gestores “vendam” esta ideia a seus times. Se você é um gestor, inclua seu time na decisão do software e nos ganhos para a empresa que usá-lo trará.

Bem, se você entende que sua empresa está no momento de um software integrado, conheça como o Tático ERP pode ser a opção ideal para você!

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• Netflix, onde você paga uma mensalidade ao invés de pagar por filme alugado;
• Spotify, que transmite músicas ao invés de fazer você comprar álbuns;
• Softwares de gestão, que antes eram vendidos por licença perpétua ou anual e agora são vendidos como assinatura.
• Office, um dos melhores exemplos de mudança para SaaS (agora é possível assinar o Office mensalmente ao invés de comprar a licença de uso)

O mercado de receitas recorrentes não se aplica somente aos softwares. Servidores cloud (PaaS) e muitos outros negócios passaram a ser oferecidos neste formato (Iaas, por exemplo). E esta oferta acabou criando uma demanda de indicadores diferente da anterior. Ao invés de medir licenças renovadas, por exemplo, mede-se agora o ARR e o Churn.

Neste artigo, vamos explorar o que são cada um dos indicadores. Se você já os conhece, role até o final do artigo e baixe a planilha agora mesmo! : )

Entenda os termos e indicadores

• LT (lifetime): o LT representa o “tempo de vida” do cliente, e é medido em meses. É uma métrica muito importante para empresas que oferecem serviços recorrentes. Ele serve para você planejar seu fluxo de caixa, pois indica quanto tempo aquele cliente será seu cliente. Lembre-se: o cliente sempre tem um tempo de vida, nem que seja de 5 anos. Para medir isso, basta olhar para seus contratos atuais e tirar uma métrica.
• MRR (monthly recurring revenue): a “receita recorrente mensal” é o valor da mensalidade que o cliente paga. No caso do MRR “da empresa”, significa a soma de todas as receitas recorrentes mensais que a empresa possui. Para calcular este valor, exclua valores de projetos e outras receitas variáveis. Aqui, somente a receita fixa deve ser considerada.
• ARR (annual recurring revenue): é o MRR multiplicado por 12, ou seja, projetado para os próximos 12 meses.
• CAC (custo de aquisição do cliente): o CAC é quanto custou para adquirir cada cliente. No caso de empresas SaaS, o CAC correto considerá todos os custos do setor comercial desde o início da operação (ou campanha), e não somente o custo mensal. A ideia é simples: você não adquire um cliente somente com o que você gasta “este mês”. Você o adquire depois de interagir com ele via site, mídias sociais, eventos e etc.. Portanto, para o CAC, as despesas comerciais “desde sempre” devem ser consideradas. E ele é um indicador imprescindível: ele indica “quanto custa adquirir um novo cliente”. Se você estiver buscando investimento, por exemplo, você pode se basear no CAC para dizer que “com X milhões eu conseguirei Y clientes”.
• LTV (lifetime value): o “valor no tempo de vida” do cliente é o valor que um cliente gera enquanto ele é cliente da empresa. É expresso em valor monetário, e indica o valor bruto entrante após o fechamento do negócio.
• LTV / CAC: este é, talvez, o indicador mais importante de qualquer empresa SaaS: dividindo o LTV pelo CAC, obtem-se a razão de quanto dinheiro retorna a cada real gasto com vendas. Um número saudável aqui é acima de 3.
• Ticket médio: é o valor mensal médio pago por cada cliente. A conta é MRR total dividido pelo número de clientes. É importante compará-lo ao ticket médio novo, para entender se você está vendendo com um ticket maior, igual ou menor ao seu ticket médio atual.

Bem, estes são os indicadores mínimos que você deveria considerar em sua gestão! Se você tiver um bom sistema de gestão, como o Tático ERP para SaaS, estes números serão gerados automaticamente pelo próprio registro das informações. Mas caso você não possua, baixe a planilha disponível abaixo e comece a preenchê-la hoje mesmo. : )

Baixar a planilha

Preencha o formulário abaixo e baixe a planilha para controlar seus indicadores SaaS.

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Existe um termômetro muito comum para a existência de um problema na gestão de dados: o “período do fechamento”. Se a sua empresa usa daquelas famosas “noites de fechamento”, demora 15 dias (ou mais!) para entregar o resultado do mês anterior, ou mesmo se já existe uma plaquinha de acrílico para colocar na porta do setor administrativo com os dizeres “Período de fechamento – ME ERRA”, você deve ter plena consciência de que algo precisa ser melhorado na gestão da informação.

É natural que, durante o crescimento, o foco do empreendedor ou gestor seja crescer. Crescer, a olhos nus, significa vender mais e conseguir entregar o que vende. É simples. Mas a gestão da informação pode ter um impacto significativo no curto, no médio e no longo prazo!

Neste artigo, busquei elencar 5 dos principais motivos de você pensar seriamente em trocar os “períodos de fechamento” pela “gestão em tempo real” na sua empresa.

Motivo 1: Economia de tempo

Por mais clichê que isso soe, o tempo é, de fato, sua unidade mais limitada. Você não consegue criar horas no seu dia nem diminuir a velocidade com que o resto do mundo caminha.

Um ERP bem implantado gerará muita economia de tempo para toda a equipe, pois as informações estarão disponíveis em tempo real para a tomada de decisões. Como o sistema interliga todas as áreas da empresa em uma única plataforma, não há risco de cruzamentos de dados resultarem em algo inconsistente!

Motivo 2: Integridade das informações

Todos nós confiamos no Excel. Talvez o Excel seja a ferramenta mais relevante já criada pela Microsoft, certo?! Mesmo assim, se cada setor criar suas próprias planilhas e alguém “consolidar” os resultados depois, quanto confiáveis serão estes dados?

Pare para pensar na volatilidade de uma planilha: imagine que em meio a uma planilha com 12 meses e 50 linhas de classificação (600 células de valores, portanto), um valor – apenas um – ficou errado. Ao invés de 100, digitaram 1000 por exemplo, ou 10. Ou esbarraram no delete e apagaram o valor.

Agora, imagine que esta planilha é parte de uma planilha maior, que compila os resultados, e esta envia os resultados para ainda outra planilha, que cruza tudo e exibe o resultado da empresa. Aquela “uma” célula errada vai impactar em toda a “cadeia” de informação, que servirá de base para tomar decisões imprecisas por consequência.

Motivo 3: Segurança da Informação

Em tempos de LGPD e turnover em alta, manter a informação segura deve ser uma prioridade para qualquer empresa. Um ERP resolve este problema “travando” a informação dentro de uma base de dados segura, protegida por usuário e senha e criptografada. Assim, ao invés da informação estar no “arquivo” da empresa, ou na pasta da rede, ela está dentro de um sistema.

O banco de dados de um ERP ainda possui backups e outras estruturas que garantem que o dado nunca mais se perca. Portanto, a informação está segura à prova de problemas internos e externos!

Motivo 4: Poder focar no que é importante

Parece clichê, mas a vida de todo gestor passa pelo mesmo ciclo: a produtividade morre numa planilha de Excel. Quanto tempo, afinal, você passa cruzando dados de outros setores para obter o número que você quer?

Isso muda com um software integrado por uma questão bem simples: apesar de o registro dos dados acontecer de forma parecida (input manual, muitas vezes), a compilação destes dados vira um relatório pronto no sistema – seja em PowerBI, PDF ou cubo de decisão.

Com isso, o gestor poderá focar no que realmente é importante: interpretar o número, e não “chegar nele”.

Motivo 5: Gestão da Informação

Gerenciar a informação significa garantir que a informação existe e é registrada corretamente, estando disponível quando quer que a pessoa certa precise dela. Um ERP será um grande centralizador de tudo o que acontece na empresa.

Com isso, você garantirá uma fonte única de registro e armazenagem dos dados, tornando mais simples a gestão das informações da sua empresa!

O resumo: o ERP é uma fonte precisa de informação

Com tantas ferramentas surgindo, é natural que a empresa utilize múltiplas ferramentas pra gerenciar seu trabalho. Porém, depois de um determinado tamanho de empresa, as múltiplas ferramentas acabam descentralizando todos os dados da empresa – e reuni-los depois pode se tornar uma tarefa bastante difícil!

Portanto, reforçando o que comentamos no começo: há um momento certo para contratar um ERP. Este momento é quando você perde muito tempo consolidando dados para, então, fazer uma análise do que está acontecendo na sua empresa.

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É natural que grandes operações (com “terabytes de dados”) operem localmente, pois a infra em cloud ainda seria onerosa para este nível de dados. Mas isso não se aplica à maioria das empresas brasileiras – inclusive algumas de grande porte! Em geral, um bom ERP estruturado em um bom cloud fará muito bem o seu papel, trazendo ganhos reais para a operação da sua empresa.

Perigoso?! Por quê?

A ideia de servidor local sempre trouxe segurança – “os dados estão na minha casa”. Ter um servidor local significa que ninguém acessa seus dados, ninguém sabe da sua empresa e, portanto, você está mais seguro. Certo? Talvez não.

Vamos comprar esta ideia ao clássico “dinheiro no colchão”. O que acontecerá se, ao invés de usar um banco, você guardar o seu dinheiro no colchão? Podemos enumerar alguns pontos:

1. O dinheiro vai se desvalorizar com o tempo, diminuindo seu poder de compra.
2. Se você tiver um problema simples na sua casa, como um vazamento da caixa d’água, você pode perder uma boa quantia daquele dinheiro!
3. Alguém mal intencionado que acabe tendo acesso àquele dinheiro pode acabar causando alguns transtornos – numa alternativa bem ortodoxa, você contrata um segurança para “cuidar fisicamente” do seu dinheiro.
4. Se você estiver viajando e precisar de dinheiro, o que você vai fazer? Pedir para alguém colocar em um envelope e viajar para te entregar em mãos?

E com seus servidores locais?

1. Você vai precisar, sempre, investir em novos hardwares e atualizações de software, pois novos vírus e ameaças surgem a todo instante. Portanto, ou você fica obsoleto, ou você investe periodicamente na atualização da sua infraestrutura.
2. Um problema físico pode custar muito caro para você! Imagine que a sua empresa tem uma descarga elétrica, um curto circuito ou mesmo um vazamento de água depois de uma chuva? Você poderá perder dados históricos – inclusive que devem ser armazenados, pela lei, por pelo menos 5 anos.
3. Você precisará de profissionais de infraestrutura de TI, mesmo que este não seja o seu “core”.
4. Se você precisar acessar seus dados de fora, em outra loja ou da sua casa (por exemplo), você ainda precisará investir em uma conexão de alta confiabilidade e segurança.

E os backups?

Tal como o Banco Central garante a existência do seu dinheiro no banco através do depósito compulsório e outras medidas, o seu fornecedor de ERP em cloud também cuidará do seu backup. Isso garantirá que, mesmo que o datacenter pegue fogo (o que tem uma chance real bastante baixa), seus dados continuarão seguros! E você não precisa se preocupar com nada disso.

O ERP em cloud é mais leve – e não é nem pelo “custo”

Vamos olhar para o ERP instalado em uma nuvem agora. O que acontece é que toda a sua infraestrutura local se transforma meramente em um “meio de acessar suas informações”. Se um computador estragar, basta usar o do lado. Se você estiver “sem” um computador, basta comprar um novo – no varejo mesmo. Em poucos minutos você está conectado e trabalhando novamente.

Esta tranquilidade traz agilidade para os negócios, que não precisam mais do que um computador e uma conexão simples de internet – pode ser um ADSL doméstico – ao invés de um computador específico, com acesso via rede segura, para talvez conseguir chegar lá.

O mercado não está mudando, ele já mudou. Pare para pensar: suas fotos e vídeos estão na nuvem (mesmo aquelas mais pessoais), seus documentos no Google Drive ou OneDrive e sua agenda está no Office 365. Talvez esteja na hora de parar de se preocupar com o ar condicionado que refrigera a sala de servidores da sua empresa!

Se você for do ramo moveleiro, veja outras dicas de como escolher seu ERP neste ramo.

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O desafio do Agendamento de Entrega

Acontece que, muitas vezes, o ERP que a empresa usa não possui a possibilidade de agendamento da entrega. Ou seja: ele permite apenas a entrega por fila. Desta forma, você tem uma situação inusitada: uma limitação sistêmica irá prejudicar diretamente a vida do consumidor.

Agora, imagine um outro cenário: você, consumidor, acabou de sair da loja onde comprou sua nova cozinha. A loja entrega a você um “link” onde você consegue ver que seu pedido foi registrado, onde e quando será entregue. Alguns dias antes você recebe uma ligação agendando. No dia da entrega, você enxerga (via web) seus produtos sendo separados, tendo a NF-e emitida e o caminhão saindo para entrega. Que tal? Será que sua experiência será diferente?

A espera no telefone do SAC

Vamos agora para outra situação: você precisa acionar o SAC da loja por qualquer motivo. Suponha, por exemplo, que seja preciso mudar o endereço de entrega, ou meramente consultar a data de previsão de entrega. Sem um sistema eficaz, o SAC provavelmente ficará de mãos atadas, conseguindo ajudar pouco o consumidor atrás da informação. E no ramo de móveis, isso pode ser impactante: você pode estar precisando da mobília da sua casa para planejar a mudança, por exemplo!

A demora no atendimento também pode acarretar outro problema: quantas pessoas são necessárias no SAC da empresa se a ligação tende a demorar 20, 30 minutos?!

Se o sistema for eficaz, porém, o operador do SAC terá em poucos segundos toda a informação que precisa: onde estão os produtos, como está o pedido de compra ou como está o processo de entrega. Assim, a resposta poderá ser imediata, mantendo o consumidor informado e liberando o atendente do SAC para um novo atendimento!

O ERP impacta o consumidor final

Neste sentido, é muito importante entender que o ERP da empresa pode impactar na experiência de consumo, não se limitando a ser uma ferramenta do setor administrativo ou operacional. Mantenha isso em mente na hora de contratar seu próximo sistema: ele poderá ser o diferencial que faltava para sua operação decolar!

Confira agora como escolher um ERP de médio porte no ramo moveleiro! : )

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Sendo um setor muito tradicional na economia, existem diversas soluções no mercado desenhadas com foco neste segmento. Aqui, buscamos ajudá-lo a escolher a solução de gestão ERP + WMS + CRM ideal para o seu negócio de móveis.

Cloud x Servidor local 

Uma situação muito comum na hora da escolha de um software é a situação da “nuvem” versus servidor local. Se ponderarmos as duas opções, teremos pontos positivos e negativos em cada uma delas. Assim, vamos elencar alguns pontos que você deve estar atento!

ERP com Servidor local

O servidor local (também chamado on premises) é o método mais tradicional de se implantar um ERP ou WMS local. Você investirá em um servidor local, que é um computador com altíssima performance, e outro servidor de backup. Também, uma infraestrutura de rede que acesse facilmente os servidores. Se você tiver mais lojas, ou um depósito, você precisará de uma internet de alta capacidade entre as unidades também. Depois, uma pessoa de T.I. para cuidar de tudo isso. Afinal, discos ficam cheios, backups precisam ser mantidos e, acima de tudo, é importante lembrar que a T.I. tem vontade própria! Ou seu celular nunca te pregou uma peça?

Brincadeiras à parte, não custa lembrar da possibilidade de acidentes. Se acontecer uma sobrecarga na rede elétrica, por exemplo, você poderá ter seus servidores queimados. Por isso, é importante que o backup esteja fisicamente armazenado em outro local (ainda mais falando no segmento moveleiro)!

ERP na Nuvem 

No caso de ERPs baseados em nuvem, como é o Tático ERP, tudo o que você precisará é de uma conexão com a internet. E pode ser um ADSL simples como o de uma cafeteria ou residência. A empresa fornecedora se encarregará de licenças de software, backups e redundâncias. É uma instalação mais leve e mais barata. No caso do Tático, você só precisará instalar um software em um computador com internet e você já estará conectado! : ) 

WMS integrado ou separado 

Outra situação comum é o WMS (warehouse management system), o software para gerenciamento do depósito (em tradução livre). Alguns ERPs possuirão integração com WMSs, e outros possuirão o WMS nativo na mesma plataforma.

Aqui, em geral, a decisão é mais negocial. Você poderá optar por ter dois softwares, dois fornecedores e duas equipes de atendimento, ou centralizar tudo em uma mesma equipe e operação. O Tático ERP possui o WMS nativo!

As particularidades do setor moveleiro

Talvez este seja o ponto mais importante. No caso de uma operação pequena, qualquer software genérico cumprirá bem o papel de gerenciar o financeiro. A operação poderá ser tratada via Excel e estará tudo bem também. Mas, à medida que a operação ganha corpo, tratar tudo com “memorandos” e “pastas na rede” não fará muito sentido.

Imagine, por exemplo, que você vende uma cozinha e é preciso medir a casa do cliente. Se você faz duas vendas desta por dia, um memorando para o medidor resolve. Mas e se são 4 medidores e 30 medidas por dia para executar? Será muita vantagem ter um aplicativo em que os medidores possam receber as instruções, medir as casas e enviar, via aplicativo, diretamente a informação via sistema. Certo?! 

A mesma coisa acontece com estofados que não passam na porta ou elevador (e precisarão ser desmontados na entrega); um software que entenda isso fará toda a diferença na operação quando esta escalar. 

Por fim, e não menos importante, é importante que a loja consiga gerenciar seus pedidos de móveis planejados (com Promob Studio, por exemplo). Gerenciar pedidos via planilha acarretará não somente riscos fiscais como também uma confusão logística. O Tático ERP, por exemplo, conversa de forma nativa com o Promob, importando os XMLs e fazendo as devidas tratativas. 

Para concluir: o médio e o longo prazo 

É muito importante também entender para onde o seu software de gestão está indo. Como são feitas as atualizações, quais as novidades que virão no próximo ano, quais tecnologias estão sendo cogitadas ou aplicadas. Converse com seu fornecedor antes de realizar a compra. Procure entender se você está comprando um software simplesmente por ser “tradicional” ou um que, de fato, poderá ajudá-lo agora e lá na frente! 

Agora, veja como o seu ERP pode impactar a vida do seu consumidor!

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